Тайм-менеджмент руководителя: советы резидентов бизнес-клуба Атланты

Тайм-менеджмент руководителя — эффективный инструмент в достижении целей как корпоративных, так и личных. Применяя методы грамотной организации и управления временем, удается быстрее и продуктивнее прийти к необходимому результату. Разбираем, что представляет собой тайм-менеджмент, как он работает и какие его техники можно взять на вооружение для того, чтобы достичь нужных целей.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это инструменты, методы и техники управления временем, позволяющие повысить личную и корпоративную эффективность. В него входит множество процессов, включая планирование, анализ и делегирование. Его грамотное применение способствует повышению продуктивности и ускорению достижения результата.

Грамотный тайм-менеджмент в бизнесе — основа его успешности. Руководитель с его помощью оптимизирует свое расписание и график подчиненных, экономит время на малозначимых задачах, уделяя основное внимание более значимым. Он повышает эффективность самого руководителя и всего бизнеса.

Все техники и методики тайм-менеджмента строятся на трех основных принципах:

• Планирование. Перед выполнением задачи следует четко определить, сколько потребуется времени для ее реализации и когда стоит приступать к ней.
• Приоритизация. Решая выполнить ту или иную задачу, следует уточнить ее важность, срочность и сложность осуществления. Проанализировав эти нюансы, можно приступить к реализации задачи или отложить ее на необходимый срок.
• Структурирование. Перед выполнением задачи вначале стоит разобраться, какими способами можно контролировать ход ее исполнения и достигнутые результаты.

Тайм-менеджмент для предпринимателей обычно предполагает использование техник, базирующихся на принципах приоритизации и структуризации. Совсем небольшой их процент задействует сразу три принципа. Далее мы уделим внимание вопросу, какие есть правила, методы и лайфхаки тайм-менеджмента, которые помогут руководителю и его команде эффективнее распоряжаться временем.

Правила планирования рабочего дня руководителя

1. Планируйте свои действия

Грамотно планировать дела помогает применение нескольких техник:

• фиксация целей и планов;
• составление плана на день заранее;
• дробление крупных задач на более мелкие.

Желательно уделять время планированию ежедневно. Постепенно это станет полезной привычкой, без которой будет сложно обойтись. Всего несколько минут на составление плана вознаградят эффективным распределением рабочих задач.

2. Формулируйте цели максимально точно

Чтобы достигнуть определенных целей, нужно сразу понять, каких результатов необходимо достичь. Для этого лучше воспользоваться методом деления цели на отдельные этапы.

Также можно воспользоваться методом SMART, предполагающим постановку измеримых, конкретизированных, достижимых, ограниченных во времени и актуальных целей. Выполните проверку на все эти пять компонентов. Если проверка пройдена, они сформулированы правильно.

3. Продумайте приоритетность задач

При большом количестве задач вы можете прийти в замешательство, какие из них стоит выполнить первыми, а какие можно пока что отложить на определенный срок. Из-за этого нередко возникает прокрастинация. Справиться с проблемой поможет метод «АБВГД». Он заключается в классификации задач по степени их приоритетности:

• А — самые важные;
• Б — средней значимости;
• В — менее важные;
• Г, Д — наименее важные, которые можно реализовать в последнюю очередь.

В рамках этого правила можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра, рассмотрению которой мы уделим внимание немного позже.

4. Фиксируйте план действий

Писать цели в блокноте — не самый лучший вариант. Рекомендуется воспользоваться специализированными методами фиксации цели. К примеру, подойдет диаграмма Гранта. Она представляет собой заранее подготовленную таблицу, в которую записывают задачи, их приоритетность, сроки выполнения.

Можно мелкие задачи объединять в таблице в единый пункт. Крупные и сложные задачи, наоборот, желательно разбить на несколько небольших. С помощью диаграммы Гранта руководитель будет видеть, какой объем работы он уже выполнил, а какой ему еще предстоит сделать.

5. Сконцентрируйтесь на самом важном

Очень важно уметь работать без отвлечения на посторонние, мешающие продуктивности факторы. Чтобы концентрации на главном ничего не мешало, следует опираться на несколько техник:

• Переносите несрочные дела на «нересурсные часы» — те, в которые продуктивность снижена.
• Делегируйте срочные и несрочные дела подчиненным. Это позволит руководителю освободить часть времени.
• Научитесь отказывать делам и людям, понапрасну растрачивающим ваше время.

Также не делайте много перерывов. Это только усугубит дело и может способствовать просрочке важных задач.

6. Не только работайте, но и отдыхайте

Выполняя рабочие задачи, многие трудоголики забывают про нормальный отдых. Если продолжительное время жить в таком режиме, человека может настичь хронический стресс, апатия, выгорание и серьезные проблемы со здоровьем. Поэтому важно чередовать реализацию задач с качественным отдыхом. Он предполагает достаточный уровень физической активности, приятное общение с близкими, занятие любимыми (внерабочими) делами, хороший сон. Отдохнувший руководитель — эффективный руководитель.

7. Всегда уделяйте время анализу полученного опыта

После выполнения задач поразмышляйте, какие из них отняли у вас наибольшие временные и энергетические ресурсы или не принесли должного результата. Подумайте, почему так могло произойти. Это позволит в дальнейшем не допускать подобных ошибок.

Не теряйте осознанность и контроль, даже если слишком увлечены выполнением задачи или ваша концентрация снизилась. Сделайте небольшой перерыв и продолжите работать дальше.

Методы планирования времени

Существуют разные инструменты тайм-менеджмента. Среди них каждый руководитель сможет взять на вооружение те, которые больше ему подходят. Мы же уделим внимание пяти наиболее популярным методам.

Метод Альпы

Метод ALPEN представляет собой совмещение классического тайм-менеджмента и блочного планирования, предполагающего использование матрицы Эйзенхауэра. Его суть — в самой расшифровке аббревиатуры:

• А (Aufgaben) — создание списка задач;
• L (Länge schätzen) — оценка времени, необходимого на выполнение задач;
• P (Pufferzeiten einplanen) — планирование буферного времени;
• Е (Entscheidungen treffen) — расстановка задач по приоритетности;
• N (Nachkontrolle) — подведение итогов.

Метод Альпы позволяет понять, какие задачи первоочередные, которым нужно уделить внимание в первую очередь, а какие можно оставить на потом или вовсе не выполнять.

Анализ АВС

В соответствие с этим методом задачи делят на три группы:

• «А» — их выполнение занимает 10% от всего времени, а значимость достигает 70%;
• «В» — дают 20% результата и отнимают столько же времени в процентном соотношении;
• «С» — их вклад в дело не более 10%, а времени требуется на их выполнение 70%.

Первыми стоит реализовывать задачи группы «А», последними — категории «С».

Матрица Эйзенхауэра

Ее разработка принадлежит Дуайту Эйзенхауэру — 34 президенту США. В матрице он делил все предстоящие дела и задачи на четыре категории:

• срочные важные — необходимо сделать как можно быстрее, так как их невыполнение приведет к негативным результатам;
• срочные неважные — можно делегировать подчиненным в связи с тем, что выполнение задач не нуждается в применении специфических навыков;
• несрочные важные — нужно запланировать (не имеют крайнего срока, но влияют на личный рост);
• несрочные неважные — подлежат удалению (не приносят пользы и не влияют на достижение целей).

Можно увидеть, что матрица делит задачи по важности и срочности. Ею можно пользоваться постоянно или периодически.

Методы фиксированного времени

К таким методам относят техники работы по таймеру. Приучив себя работать таким образом, руководитель будет больше ценить свое время, станет работать гораздо эффективнее, сможет укрепить силу воли и предупредить выгорание. Есть разные методы фиксированного времени, но мы уделим внимание двум из них, считающимся наиболее результативными.

Техника Pomodoro

Разработана Франческо Чирилло. Заключается в системе, названной «помидором». Создатель так прозвал свою технику в связи с тем, что поначалу пользовался небольшим кухонным таймером, имеющим вид этого сочного овоща. Продолжительность «помидора» — 30 минут. В нем отводится 25 минут на работу и 5 минут на отдых.

Методы «90 на 30» и «52 на 17»

Первый принадлежит Тони Шварцу, а второй сформировался в результате исследовательской работы сервиса The Muse. Первое значение — количество времени, уделяемое работе. Второй параметр — отдых, следующий после продуктивного труда. Это, по сути, модификация дедлайнов.

10 советов резидентов бизнес-клуба «Атланты»

Прислушиваться к советам успешных — возможность достичь и своего успеха. Резиденты бизнес-клуба «Атланты» дают свои рекомендации по продуктивному управлению временем.

Алексей Шестериков, основавший компанию Awatera указывает на необходимость планировать задачи еще до того, как они стали срочными. Исключением могут стать только форс-мажорные обстоятельства.

Мария Васина, создавшая ивент-агентство, рассказала о важности закрепления новых привычек. Для них не подойдут хаотичные занятия. Поможет только систематичность.

Частный инвестор Дмитрий Воронин каждый день начинает с ощущения чего-то приятного и долгожданного. Это дает энергию и желание как можно скорее после пробуждения приступить к делам.

Дмитрий Воронин еще указывает и на важность анализа собственной продуктивности. Это позволяет определить проблемные места, выявить главное и выстроить правильную тактику для реализации целей.

Являющаяся совладелицей компании AzarenokPRO Екатерина Азизова поделилась своей стратегией тайм-менеджмента. Важно соблюдать баланс энергии, не работая на износ и не отдыхая затем от усталости. Она использует около 50 различных занятий, которые за каких-то 10 минут помогают восполнить энергию.

Также Екатерина Азизова использует для повышения личной эффективности метод фиксации задач. Они записываются достаточно подробно, чтобы ничего не упустить.

Рекомендации многих резидентов бизнес-клуба объединяет мнение, что необходимо уделять внимание подробному планированию и группированию задач. А еще нужно научиться делегировать их и фильтровать поступающую информацию, чтобы не перегружать внимание и «не засорять» память.

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Эффективно управлять временем помогают специальные приложения. Из числа наиболее часто рекомендуемых стоит выделить следующие решения:

Trello. Доска для постановки и выполнения личных и коллективных задач.

Focus To-Do. Трекер, в который записываются задачи и группируются по спискам. Совмещен с таймером — «техникой помидора».

SingularityApp. Уникальное приложение, способное переделывать электронные письма в задачи. При необходимости их можно пересылать боту в Телеграм.

Todoist. Осуществляет сортировку задач по приоритетности, упрощает процессы делегирования и контроля исполнителей.

Forest. Таймер для телефона, представленный в виде растущего на экране телефона дерева. В случае разблокировки смартфона в неположенное для пользователя время дерево гибнет.

Notion. Является своеобразной базой данных, в которой будет храниться и упорядочиваться почти любая информация.

Mindly. Отлично подойдет для визуалов, воспринимающих информацию преимущественно в графическом виде. Предлагает пользователю множество полезных и интересных функций.

RescueTime. Дает возможность сфокусироваться на целях и получать интеллектуальные советы, помогающие оптимизировать график. Оценивает степень концентрации внимания и подсказывает, что у вас похищает время.

HabitNowDaily Routine Planner. Функционал предполагает установку горизонтов планирования, напоминаний, будильников, отслеживания прогресса, закрепления полезных навыков.

Pomodoro. Относится к наиболее известным сервисам, посвященным тайм-менеджменту. Позволит делить рабочий день на интервалы в соответствие с методикой Pomodoro.

Много успешных людей стали таковыми благодаря умению управлять своим временем. Тайм-менеджмент относится к одному из эффективных способов управления времени. Попробуйте его техники, инструменты и методы на себе, ощутив на себе их силу.