Как действовать малому и среднему бизнесу в кризис?

Введение санкций в отношении РФ заставило международных аналитиков спрогнозировать самый продолжительный экономический кризис для национальной экономики в её современной истории.

Индексы деловой активности уже сигнализируют о замедлении экономических процессов, однако ситуация пока значительно лучше, чем ожидалось и бизнес успешно справляется с трудностями от введённых ограничений.

Как адаптировать его бизнес к новым реалиям в экономике — выясняем у экспертов.

Кризисный план действий

Эффективная работа бизнеса в кризис в значительной мере зависит от поведения руководителя. Для преодоления трудного периода и продолжения работы, сильному лидеру необходимо:

• любыми путями удержать поставщиков и клиентов;
• сохранить сотрудников компании;
• стабилизировать прибыль.

Предлагаем вашему вниманию пошаговую инструкцию к действию:

Этап 1. Смоделируйте наихудший сценарий

Это поможет вам увидеть, какие убытки понесет бизнес при самом плохом развитии событий, где имеется потенциал роста, а какую деятельность лучше прекратить совсем.

К примеру, при худшем сценарии стоимость производственных материалов вырастет в 3 раза и это значительно уменьшит годовую прибыль. Во избежание такой ситуации, рекомендуется заранее предусмотреть новых поставщиков.

Этап 2. Внедрите ручное управление

Когда все бизнес-процессы налажены, руководитель может появляться в офисе раз в пару недель. Совсем иная ситуация в кризис — много перемен и важно реагировать на них своевременно. Руководителю потребуется бывать в офисе минимум пару раз в неделю, чтобы взять все процессы под личный контроль и оперативно принимать решения.

Можно также ввести финансовый календарь, который поможет контролировать платежи и поступления.

Этап 3. Ведите работу с сотрудниками

Основной капитал бизнеса — его сотрудники, которых очень важно сохранить. С этой целью руководителю необходимо поддержать на высоком уровне командный дух, обеспечивая весь персонал занятостью, даже когда кто-то остался без работы.

Провести личную встречу с командой, рассказать о ситуации и рисках, поддержать морально, дать ответы на вопросы. Незанятым людям можно поручить написание регламентов, ведение анализа внутреннего рынка, общение с клиентами и пр.

Желательно оплатить сотрудникам обучение, курсы повышения квалификации. Многие онлайн платформы предоставляют в кризис бесплатный доступ к курсам или дают большие скидки.

Этап 4. Проверяйте расходы

При наступлении кризиса, компании сокращают свои расходы, но важно делать это так, чтобы не сильно навредить бизнесу. Надо помнить, что расходы нужны для увеличения доходов. Если они к этому не ведут, то их можно считать непродуктивными.

Основные правила:

• снижайте затраты без ущерба для качества продукции;
• помните, что компания — единый организм;
• сократите только непродуктивные расходы.

Сокращение сотрудников для уменьшения расходов может привести к тому, что после выхода из кризиса будет трудно найти квалифицированных специалистов. В итоге снизится качество продукции или услуг, а за этим — и количество клиентов.

Этап 5. Избавьтесь от ненужных активов и неликвида

Следует проверить склады на предмет наличия неликвидных товаров. К примеру, в магазине есть то, что не продается месяцами или даже годами. Можно продать это по минимальной цене, а вырученные средства направить на рекламу или выплату заработной платы сотрудникам.

Ненужные активы тоже лучше продать. Вырученные за них деньги помогут укрепить ваши позиции.

Этап 6. Проведите анализ продуктов на частоту продаж и прибыльность (ABCXYZ-тестирование)

ABC-тестирование на прибыльность заключается в разделении всех продуктов на 3 группы: приносящие до 80% общей прибыли — группа A, до 95% — группа B, до 5% — группа C.

При XYZ-анализе определяют, как часто покупается тот или иной товар.

На основании обоих анализов строят график и делят продукцию на группы.

Этап 7. Пересмотрите товар

В кризис многие ранее ходовые продуктовые линейки теряют актуальность. Время их пересмотреть и задуматься о новых. Большое значение также имеет целевая аудитория.

На что необходимо обратить главное внимание?

Портрет клиента. Кризисный средний чек ниже обычного. Однако ваши клиенты остаются прежними и не готовы отказаться от своей привычной жизни.

К примеру, вместо посещения курорта на Мальдивах мало кто захочет пойти в турпоход с палаткой. Значит, есть смысл пересмотреть портрет заказчика, предложив ему менее дорогой продукт. Для этого можно уменьшить число дней отдыха или предложить другую страну.

Этап 8. Пересмотрите маркетинговую стратегию компании

Главное задание бизнеса — сохранить и приумножить доход.

Если конверсия падает, потребуется:

1. Изменить скрипты продаж с учётом новых потребностей клиентов. Например, первым делом рассказывать им об антикризисной продукции, а потом уже переходить к основной.
2. Переобучить сотрудников на новые скрипты.
3. Проанализировать работу менеджеров и оперативно дать обратную связь.
4. Задействовать новые рекламные каналы, тестируя различные креативы.

Этап 9. Активируйте фонды

Каждая фирма имеет средства на черный день, чтобы подстраховаться. Как правило у бизнеса есть 2 фонда — резервный и развития. Первый нужен для выполнения обязательств. К примеру, при стремительном падении доходов, из него можно рассчитаться с поставщиками или выдать сотрудникам зарплату.

Фонд развития необходим для усиления маркетинга и поиска новых возможностей. К примеру, закупить новый товар либо запустить рекламу.

Перед активацией фондов, требуется проанализировать, где деньги принесут бизнесу больше пользы.

Если в вашем бизнесе нет системы фондов, то создайте ее при первой же возможности. Для этого необходимо определить процент, который будет отчисляться в оба фонда от дохода.

Этап 10. Пообщайтесь с партнерами

Освободить деньги для развития бизнеса можно, если договориться с партнерами об отсрочках по платежам либо скидках.

Например, вы заказали в офис новую мебель и нужно внести остаток платежа до 1 сентября. Договариваетесь об отсрочке на 2 месяца, а высвободившиеся деньги направляете на маркетинг и привлечение новых клиентов. Через 2 месяца вы зарабатываете в 2 раза больше и возвращаете остаток за мебель.

Основное правило в кризис — высвободить как можно большую сумму и направить её на развитие своего бизнеса.

Этап 11. Проведите работу со своими клиентами

Для удержания прибыли и продаж важно вести работу с клиентами, привлекая новых и сохраняя постоянных. С последними нужно регулярно пообщаться через прямые эфиры или соцсети. Поддерживать их, предлагать точечные антикризисные решения: рассрочки, скидки, акции если у вашего бизнеса имеются на это резервы.

Для привлечения новых клиентов, необходимо проводить работу с маркетингом. Первым делом остановите переставшую работать рекламную активность. Можно запустить другую либо скорректировать уже существующую.

В кризис очень важно нарастить клиентскую базу посредством маркетинга, поэтому экономить надо на чем-либо другом, к примеру, на закупках товара.

Этап 12. Введите систему счетов.

На вашем расчетном счете лежит 10 млн. руб. Можно надеяться, что этого хватит на все: уплату налогов, зарплату сотрудникам, перечисление дивидендов, расчет с поставщиками.
Но при виде всей суммы вы не всегда можете корректно оценить, на что ее реально хватит.

Исправить ситуацию поможет система счетов, когда средства распределяются по целевому назначению и размещаются на нескольких расчетных счетах.

Система счетов может выглядеть так:

Имея систему счетов, будет понятнее, на что есть деньги, а от чего лучше отказаться.

Этот год научил нас действовать быстро и дал понять: антикризисный план должен быть готов заранее.

Главное, что следует помнить: ваш план антикризисного управления должен быть завершен до наступления кризиса. Что входит в план, с чего начать и почему это так важно? Разбираемся.

7 шагов на пути к плану антикризисного управления

1. Выявить потенциально возможные типы кризисов.
2. Определить возможное влияние каждого типа кризиса на ваш бизнес.
3. Определить, какие действия будет необходимо предпринять, чтобы разрешить каждый тип кризиса.
4. Определить, кто из членов команды будет участвовать в вышеописанных действиях.
5. Разработать планы урегулирования для каждого типа кризиса.
6. Обучить всех, кто должен быть знаком с вашими планами.
7. Регулярно пересматривать и обновлять планы в зависимости от необходимости.

Теперь подробнее о каждом шаге.

Шаг 1: Выявить потенциально возможные типы кризисов

Первое, что вы захотите сделать при создании плана антикризисного управления, — определить все возможные типы кризисов, которые могут произойти с вашим конкретным бизнесом. Чтобы было проще, рассмотрим основные категории кризисов, которым обычно подвержены компании.

Финансовый кризис

Бизнес по разным причинам испытывает падение спроса, теряет ценность своих активов и не может погашать финансовые обязательства.

Кадровый кризис

Неэтичное или незаконное поведение ключевых сотрудников, которое влечёт их увольнение. Массовые переходы сотрудников в другие компании. Нехватка опытных специалистов.

Организационный кризис

Конфликты между совладельцами бизнеса либо между владельцем и управляющим. Провалы в управлении командой ввиду недостаточного опыта.

Технологический кризис

Серверы выходят из строя, происходит сбой программного обеспечения.

Природный кризис

Ураганы, наводнения, аномально жаркие или холодные дни.

Биологический кризис

Те самые массовые болезни и пандемии.

Шаг 2: Определить возможное влияние каждого типа кризиса на ваш бизнес

Рассмотрев основные кризисы, вы должны определить, какое влияние каждое из этих событий может оказать на вашу компанию, сотрудников и клиентов.

Например:

• Финансовые убытки
• Неудовлетворенность клиентов
• Запятнанная репутация
• Снижение лояльности клиентов к вашему бренду

Такой список следует составить к каждому типу кризиса. По возможности указать цифры — о каких потерях может идти речь. На этом этапе вы буквально прописываете негативный сценарий развития компании.

Шаг 3: Определить, какие действия будет необходимо предпринять, чтобы разрешить каждый тип кризиса

Вы прописали худший сценарий развития компания. Теперь время решить, как вы будете вести себя в каждой ситуации. Это ещё не чёткий план, это список необходимых действий. Пока не нужно прописывать, как конкретно вы их реализуете и какие потребуются ресурсы. Это набросок.

Шаг 4: Решить, кто из членов команды будет участвовать в описанных выше действиях.

После того, как вы рассмотрели последствия каждого типа кризиса и действия, которые вы предпримете для их разрешения, пришло время подумать о том, кто будет осуществлять планы. Это могут быть конкретные сотрудники, имеющие опыт работы в различных областях вашего бизнеса, HR, отдел по связям с общественностью и все, кого вы считаете нужным, исходя из конкретной ситуации.

Шаг 5: Разработать планы урегулирования для каждого типа кризиса.

Теперь время превратить наброски необходимых действий в чёткий бизнес план.

• Сколько времени, вероятно, потребуется для разрешения кризиса?
• Какие инструменты и ресурсы вам понадобятся?
• Сколько человек и кто именно будет задействован?
• Придётся ли вам выступать публично перед партнёрами и клиентами и как вы преподнесёте им новости о кризисной ситуации?
• В чем истинная причина кризиса и как вы можете предотвратить его повторение?

Шаг 6: Обучить всех, кто должен быть знаком с вашими планами.

Все, кто участвует в ваших планах антикризисного управления, должны быть обучены той роли, которую они будут играть.

Все остальные сотрудники, которые, возможно, не играют никакой роли в разрешении кризисной ситуации, но все равно будут затронуты, также должны быть проинформированы о действиях, которых вы от них ждёте.

Шаг 7: Регулярно и по мере необходимости пересматривать и обновлять планы.

Ваш бизнес будет расти, подходы меняться, штат обновляться, вы можете менять направления деятельности и открывать новые филиалы. Всё это будет сказываться на вашем антикризисном плане — его придётся время от времени корректировать, чтобы он отвечал реалиям.

Главное

1. Говоря о возможном кризисе, предпринимателю стоит использовать слово «когда», а не «если». Опыт показывает, что все компании, без исключения, преодолевают трудные времена. 
2. Иметь антикризисный план управления бизнесом — также важно, как иметь стратегию развития компании. Вы прописываете не только позитивный, но и негативный сценарий.
3. Указывайте в плане все возможные типы кризисов, которые могут затронуть ваш бизнес. Хорошо, если эти записи окажутся вам ненужными. Но как вы будете себе благодарны за эти наработки в экстренной ситуации.