Как организовать нетворкинг-мероприятие

Запускать и развивать проекты, работать и покорять новые вершины намного проще в компании единомышленников. Заручиться поддержкой людей из своего круга, найти поставщиков, инвесторов, партнеров — это все позволяет сделать нетворкинг. Эффективность мероприятия напрямую зависит от качества и объема проделанной работы. Основная задача организаторов — помочь участникам встречи обзавестись новыми полезными знакомыми. А за формирование подходящего энергетического поля отвечают спикеры мероприятия.

Что такое нетворкинг и почему он важен

Изображение: blog.ijugaad.com

Нетворкинг — особый формат встречи, который давно знаком и активно используется в деловых кругах. В заранее определенное время и в предварительно установленном месте встречаются люди, которые планируют познакомиться с единомышленниками и найти новые полезные контакты.

Иначе говоря, нетворкинг — контролируемое и организованное по определенным правилам мероприятие, где участники ищут ответы и решают свои задачи с помощью других людей. Нетворкинг может проводиться в качестве самостоятельного мероприятия. Но чаще всего он является частью более масштабного события.

Переоценить пользу для участников такой встречи невозможно. Например, фрилансеры могут познакомиться с потенциальными заказчиками, а стартапы и молодые проекты — наладить сотрудничество с инвесторами. Что касается пользы для организаторов мероприятия, то она тоже присутствует. Они формируют целевую аудиторию для маркетинговых акций. Например, организатор, собрав базу контактов участников, в будущем сможет отправлять им рассылки с рекламой новых услуг.

Популярные виды нетворкинга

Нетворкинг может быть организован несколькими способами: Connecting Wall (стена нетворкинга), модерируемая беседа или онлайн-мероприятие.

Модерируемая беседа

Кураторы встречи организуют отдельную зону со столиками и креслами для беседы. За каждым столиком находится организатор, который начинает и поддерживает беседу на заранее определенную тему. Тематика зависит от аудитории и всего мероприятия. Такой формат актуален для встреч, в которых участвует до 100 человек.

Connecting Wall

На заранее подготовленной стене участники размещают свои контакты. В последнее время такой формат теряет свою актуальность. Это связано с развитием онлайн-инструментов для поиска и общения с бизнес-партнёрами.

Онлайн-нетворкинг

Может проводиться как в мессенджерах, так и на отдельных интернет-платформах. Участникам предлагается зарегистрироваться в системе и заполнить анкету, указав интересующие их темы. На основе полученных данных формируются пары собеседников. Очень удобно проводить встречи в онлайн-формате при большом количестве участников.

Что касается онлайн формата, то здесь часто используются цифровые инструменты. Например, можно задействовать чат-бот, который предложит участникам встречи заполнить анкеты, указать важную информацию о себе и своем бизнесе. Потом чат-бот автоматически разошлет заполненные анкеты другим участникам, которые смогут подобрать полезные для себя контакты. В дальнейшем люди смогут пообщаться в мессенджерах, созвониться по телефону или запланировать встречу.

Выбор места для нетворкинг-мероприятия

В том случае, если нетворкинг организуется в рамках более крупного мероприятия, то для него следует выделить отдельную зону. Не рекомендуется проводить нетворкинг за обедом в кафе или ресторане. Лучше, если в месте организации нетворкинга будет сформирована неформальная, расслабленная обстановка. Такая атмосфера будет располагать участников к более живому и плодотворному общению. Вместо жестких стульев следует установить мягкие кресла. А офисные столы можно поменять на стилизованные бочки или барные стойки.

В зоне, отведенной для нетворкинга, должно быть много свежего воздуха. Также важно предусмотреть, чтобы хватало места для всех приглашенных гостей. Участники встречи не должны толкаться и мешать друг другу. А если они устанут и захотят отдохнуть, то им должно хватать стульев и столов. Также важно, чтобы общению не препятствовала слишком громкая музыка. В качестве фона можно использовать тихую, медленную мелодию.

Как помочь участникам

Заниматься организацией нетворкинга должны люди, обладающие определенными навыками. Модераторы должны быть доброжелательными, легко находить общий язык с разными людьми, чувствовать, когда беседа становится неинтересной или причиняет гостью дискомфорт. Из дополнительных навыков большое значение имеет опыт организации подобных мероприятий.

Есть несколько вещей, которые может сделать организатор, чтобы мероприятие прошло максимально комфортно и эффективно:

1. Подготовить карточки для записи полезных контактов. Несмотря на распространение мобильных устройств, многие участники нетворкинга активно пользуются визитками. Но, может возникнуть такая ситуация, когда один участник попросит визитку, а у другого ее не окажется. В таком случае под рукой должны быть карточки для записи контактов. Их рекомендуется заказывать в специализированных типографиях. Можно дополнительно украсить карточки логотипом компании, которая занимается организацией нетворкинга.
2. Добавить в беседу элементы игры. Особенно, если нетворкинг проводится между несколькими частями основной встречи. Игра поможет гостям расслабиться и подтолкнет их к плодотворному общению. Существуют разные форматы нетворкинг-игр. Например, можно предложить гостям раздать определенное количество визиток и получить за это приз. Участникам онлайн-неворкинга можно предложить позвонить или написать сообщение всем контактам, которые им прислал бот.
3. Использовать бейджики с именами. Часто первый шаг в общении оказывается самым сложным.

Можно начать нетворкинг задолго до основного мероприятия. Делать это совершенно необязательно. Но, при таком подходе участникам будет проще раскрыться во время самой встречи. Например, в мессенджере можно создать группу, где будущие гости смогут представиться и рассказать о своем бизнесе, увлечении. Модератор может рассказать о том, что будет происходить на нетворкинге, помочь участникам с самопрезентацией. Например, если организатор планирует запустить бизнес-нетворкинг, то участники могут рассказать о своих профессиональных преимуществах и опыте работы в данной сфере.

Во время оффлайн или онлайн-встречи модератор должен взять на себя решение нескольких важных задач:

• определить тематику беседы;
• проконтролировать диалог участников;
• привлечь к общению новых гостей. Часто на мероприятия приходят люди, которые по каким-то причинам не могут включиться в беседу и остаются в стороне. Организатор должен следить за такими гостями и вовлекать их в общение. Естественно, участники могут отказываться от беседы, если им не интересна обсуждаемая тема. В таком случае не стоит активно подталкивать их к общению.
• провести знакомство. Организатор знакомит всех участников встречи и первым начинает беседу. Он предлагает гостям рассказать основные и самые важные факты о своем бизнесе или увлечении. Модератор должен проследить за тем, чтобы у каждого участника встречи была возможность высказать свое мнение и представить себя окружающим.
• Если во время общения один из участников привлекает все внимание к себе, то модератор не должен бояться его перебить и сместить фокус внимания на другого гостя. Безусловно, делать это надо с помощью своевременных и мягких комментариев. В том случае, если во время беседы образуется пауза, модератор должен обратиться к другим гостям и попросить их высказать свое мнение по обсуждаемой теме.

Нетворкинг на примере бизнес-клуба Атланты

Бизнес-клуб Атланты — сообщество, состоящее более чем из 850 успешных предпринимателей. В клубе регулярно проводятся различные мероприятия, например, бизнес-ужины, обучающие лекции и так далее. Встречи организуются в специальном доме Атлантов, где есть конференц-зал, переговорные кабинеты, бар, лаунж-зона. Расскажем обо все по порядку и более подробно:

• Когда в клуб приходит новый участник, его определяют в форум-группу. Во время нетворкинга участники форума озвучивают волнующие их вопросы. После этого методом голосования предприниматели выбирают несколько вопросов, которые актуальны для большинства членов клуба. Далее автор вопроса подробно рассказывает о своей ситуации/проблеме, а другие участники клуба начинают делиться опытом и советами.
• Еще один интересный инструмент, который используется в бизнес-клубе Атланты — наличие чата с запросами. Каждый участник группы может оставить в чате волнующий его вопрос и получить оперативную помощь. Члены клуба общаются между собой не только на бизнес-темы, но и обсуждают проблемы в семье, спорте, обучении и других бытовых ситуациях. В базе Атлантов есть карточки с контактной информацией всех участников группы. При необходимости, можно написать или позвонить человеку и попросить его о помощи, консультации.
• Бизнес-завтраки и деловые ужины. На них предприниматели общаются, делятся своим опытом, общаются в неформальной обстановке. Благодаря этим мероприятиям резиденты имеют возможность получить ответы на свои запросы от крупнейших предпринимателей.
• Сетевые мероприятия, где Атланты знакомятся и общаются друг с другом. Среди них — Drinks & Talks, шоу историй и экскурсии друг к другу в офисы или на производство. Это и обмен опытом, и неформальное общение, и сближение с сильным окружением бизнесменов.
• Pitch day — это формат, в рамках которого Атланты могут презентовать свои проекты инвесторам, получать мощный feedback и участвовать в бизнес-нетворкинге.
• Групповые путешествия, совместные выезды на природу, семейные поездки. Отдых — одно из лучших мест для знакомств и нетворкинга! Совмещаем активности и глубокие разговоры о жизни и бизнесе.
• Формат «Атланты говорят», «Менторская гостиная» и «КОН». Это мероприятия, на которых Атланты делятся своим опытом и знаниями, разбирают бизнес-задачи друг друга, помогают найти решения даже самых сложных задач в бизнесе.
• Клубы по интересам: банный, инвестклуб, синемалогия, женский клуб, книжные вечера. Позволяют узнать друг друга лучше и насладиться общением с предпринимателями, которые имеют общие интересы.

5 рабочих инструментов нетворкинга

Нетворкинг начинается с того момента, когда человек переступает порог заведения, где проводится основное мероприятие. Возможность пообщаться с интересными людьми повышает увлеченность происходящими процессами, устраняет ощущение одиночества.

Для эффективной коммуникации используют следующие инструменты:

• Welcome-coffee. Во время приветственного кофе можно познакомиться с теми людьми, которые пришли раньше остальных, или пообщаться с организаторами мероприятия. Аналогичного эффекта можно добиться во время кофе-брейков.
• Connecting Wall. В том случае, если на мероприятии присутствует множество людей, то пообщаться с каждым не получится. Стоит оборудовать специальную стену, где участники смогут прикрепить визитки. Хорошо, если такая стена будет поделена по специальным тематическим разделам. В результате, участники нетворкинга смогут найти подходящие контакты и связаться по телефону с владельцем визитки.
• Нетворкинг-игры. Далеко не все люди могут первыми заговорить с незнакомцами. Поэтому организаторы нетворкинга могут предложить поучаствовать в играх, квестах. Например, на конференции по вопросам развития дистанционного обучения гостям выдавали наклейки разных цветов. Чтобы получить подарок, нужно было собрать наклейки одного цвета. В результате, гости подходили друг к другу и обменивались цветными карточками. Под этим предлогом им легко было начать разговор и поменяться визитками.
• Онлайн-нетворкинг во время и после мероприятия. Гости могут зарегистрироваться на специальной платформе, заполнив анкету. В анкете указывают свою экспертизу или запрос на общение. Так все гости точно смогут найти друг друга вне зависимости от масштаба мероприятия и количества гостей.
• Часто используют разные цвета бейджиков для разных категорий участников: гости, выступающие, организаторы. А что, если пойти намного дальше? Цвет можно использовать для организации нетворкинга: специальная встреча по интересам для обладателей бейджей определенного цвета или бесплатный кофе, если он будет выпит вместе с носителем парного бейджика!

Главные выводы

Важно запомнить несколько особенностей, которые позволят провести мероприятие на высоком уровне.

• Нетворкинг — беседа, которой управляет модератор. Для организации эффективного общения рекомендуется приглашать организаторов, которые помогут участникам справиться со стеснением, обсудить волнующие всех темы и обзавестись полезными знакомствами.
• Нетворкинг можно организовать как в оффлайн, так и в онлайн форматах. Иногда встречи проводятся в смешанном формате. Оффлайн встречи актуальны для групп, численность которых не превышает 100 человек. А вот онлайн-встречи лучше проводить, если численность участников мероприятия составляет несколько тысяч человек. Также есть такие мероприятия, которые можно провести только в формате онлайн.
• Количество организаторов зависит от типа нетворкинга. При организации оффлайн встреч рекомендуется задействовать несколько модераторов, которые будут задавать тематику разговора, поддерживать беседу, следить за гостями. Если нетворкинг проводится в онлайн-формате, то помимо модератора следует пригласить технического специалиста, который возьмет на себя контроль за техническим исполнением идеи.
• Для нетворкинга рекомендуется выделить отдельное время при проведении основного мероприятия.
• Организовывать нетворкинг следует в отдельной зоне. Хорошо, если для беседы будет выбрано тихое и спокойное место с фоновой музыкой и неформальной атмосферой.
• Перед нетворкингом участников можно немного подготовить. Например, если беседа будет происходить в онлайн-формате, то можно рассказать им о том, какие программы должны быть установлены. Или же можно посоветовать подготовить презентацию по определенному плану.