dea atlanty
Автоматизация бизнеса: как она помогает зарабатывать больше, а рисковать меньше
Хотите увеличить скорость выполнения задач в компании и одновременно уменьшить влияние человеческого фактора? Без автоматизации бизнес-процессов не обойтись. Рассказываем о преимуществах цифрового подхода, а также о том, какие процессы можно довести до автоматизма. В статье – реальные примеры, которые вы можете повторить.
Автоматизация бизнес-процессов – это способ оптимизировать деятельность компании с помощью технологий. Бизнесы, достигшие цифровой зрелости, сокращают свою зависимость от вмешательства человека, автоматизируя ряд повторяющихся задач.
Автоматизация бизнес-процессов помогает:
- Ускорить выполнение повседневных операций
- Быстрее принимать решения
- Устранить узкие места бизнес-процесса
- Снизить риски, связанные с человеческим фактором
- Уменьшить бумажную работу
4 причины начать автоматизировать бизнес-процессы
- Автоматизация бизнес-процессов высвобождает людей для творческой работы.
Когда вы автоматизируете свой бизнес, нагрузка на сотрудников уменьшается. Им не приходится выполнять рутинные задачи. Люди видят, что компания ценит их способность решать нестандартные проблемы, это повышает их целеустремленность и продуктивность.
- Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму человеческие ошибки.
До тех пор, пока люди вовлечены в процесс, ошибки неизбежны. Автоматизация бизнеса даст вам более точный результат.
- Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает более высокую производительность
Машина всегда работает быстрее человека.
- Автоматизация бизнес-процессов сокращает издержки на персонал
Вы сможете уменьшить штат или перевести часть сотрудников на удалённую работу.
Пример бизнес-процесса
Итак, мы намерены внедрить автоматизацию в свой бизнес. Разбираемся, что именно – как принцессы – мы будем доводить до автоматизма.
Сфера деятельности | Пример бизнес-процесса |
Производство | Обработка заказов, контроль инженерных изменений, сборка продукции, мониторинг качества, техническое обслуживание. |
Финансы | Процесс выставления счетов, управление рисками, выставление счетов |
Здравоохранение | Процесс медицинского освидетельствования, процесс утверждения лекарств, финансовый процесс. |
Путешествия | Выставление счетов агентам, бронирование поездок, процесс управления отпусками, процесс управления деловыми поездками. |
Как и какие бизнес-процессы можно автоматизировать?
Процесс найма персонала
Некоторые компании используют программы, которые способны быстро «читать» заявки соискателей. Они ищут ключевые слова в каждом резюме, чтобы легко идентифицировать кандидатов, которые лучше всего подходят для имеющейся должности. Время на первичный отбор сокращается.
Аналитика сотрудников
Вы можете использовать автоматизированные системы для «чтения» данных о сотрудниках. Во сколько они приходят и уходят с работы? Сколько длится их перерыв? Как они распоряжаются рабочим временем? Какой процент сотрудников увольняется, не проработав и года?
Вы можете запрашивать подобные отчёты в отделе кадров, а можете собирать данные автоматически.
Служба поддержки клиентов
От банальных чат-ботов до персональной почтовой рассылки. Благодарите клиентов за покупки, напоминайте о событиях, поздравляйте с праздниками, высылайте специальные предложения, запрашивайте обратную связь, создавайте удобные автоматизированные системы лояльности.
Управление задачами или проектами
Используйте программное обеспечение для управления задачами. Автоматизировать, например, можно процесс заявки на покупку, передачу документов между отделами и многое другое.
Управление социальными сетями
Банально, но если вы будете публиковать контент в Instagram, Facebook, Telegram и другие соцсети одновременно с помощью различных сервисов, это сильно сэкономит вам время.
КСТАТИ
Разберёмся с понятиями
Бизнес-процесс – это набор взаимосвязанных, структурированных действий и шагов, выполняемых людьми или оборудованием организации для достижения основных целей: рост прибыли и удовлетворённости клиентов.
Бизнес-процессы могут многократно повторяться на всех уровнях организации и могут быть видны или не видны клиентам.
Бизнес-процесс может быть как ручным, так и автоматизированным. Последний является более современным и точным, стандартизированным и оптимизированным.
Как вообще рождаются бизнес-процессы?
Шаг 1: Определите свои цели
На этом этапе вы сначала определите основную цель процесса, а также причины его создания.
Шаг 2: Планирование и карта процесса
Здесь вы размышляете об эффективных стратегиях, которые вы можете принять для достижения поставленных целей.
Шаг 3: Назначаем ответственных
Определите действия и назначьте людей, которые смогут справиться с задачей. Какие ресурсы им понадобятся для выполнения плана?
Шаг 4: Протестируйте процесс
Проверьте, как работает всё, что вы задумали. Тестирование лучше проводить на небольших проектах.
Шаг 5: Реализация процесса
Если вы уверены в результатах, полученных после тестирования процесса, то пришло время запустить его на глобальном уровне.
Шаг 6: Мониторинг результатов
Какие ошибки всплывают в процессе? Как их исправить?
Шаг 7: Повторите
Если вы смогли достичь поставленных целей с помощью придуманного бизнес-процесса, продолжайте его тиражировать.
Главное:
- Автоматизация бизнес-процессов помогает оптимизировать деятельность компании с помощью технологий;
- Цифровой подход даёт возможность работать быстрее и совершать меньше ошибок;
- Автоматизация высвобождает сотрудников для творческих задач;
- Для собственника бизнеса автоматизация открывает возможности быстрого и качественного аудита компании;
- Прежде чем переходить к автоматизации, разберитесь, какие бизнес-процессы существуют в вашей компании. Сначала смотрим, что имеем, потом думаем, как это улучшить.
