+7 (495) 775-58-91 CLUB@ATLANTY.RU

Инструменты оптимизации бизнес-процессов компании

Многие компании в последнее время столкнулись с необходимостью что-то срочно менять в своей деятельности, чтобы не оказаться в аутсайдерах. В данной статье мы подготовили для руководителей и собственников универсальный перечень основных этапов оптимизации бизнес-процессов (БП). Также рассмотрим работающие инструменты, в том числе, как использовать в целях оптимизации широкие возможности искусственного интеллекта.

Без воды: получи список самых полезных Telegram-каналов и чатов для предпринимателей
Содержание

Этапы оптимизации

Бизнес-процесс — повторяющиеся действия для производства ценного для потребителя продукта/услуги. В свою очередь, оптимизация бизнес-процессов — это устранение неоправданных потерь, а также недостатков в работе различных департаментов предприятия, нахождение новых точек роста. 

Тема оптимизации БП особенно актуальна сегодня, когда малый и средний бизнес страны успешно развивается, игнорируя санкционное давление. Так, например, по итогам января-августа 2022 г. только в строительстве оборот компаний вырос на 8% год к году. А в секторе IT эта цифра достигла 17%. Но масштабируясь, малые и средние предприятия сталкиваются с проблемами хаоса в бизнес-процессах. 

Замечено: руководство (и особенно в МСП), как правило, пренебрегает такой необходимой стадией оптимизации бизнес-процессов, как их описание. Знакомая ситуация? 

Тем не менее без описания БП невозможно добиться от персонала точного выполнения обязанностей, а также приступить к следующим этапам совершенствования бизнеса. 

К ним относят:

  • определение «узких», проблемных мест и недостатков в работе;
  • постановку целей и задач оптимизации (минимизация простоев, увеличение чистой прибыли, сокращение времени на доставку и т. п.);
  • описание идеальных БП для компании;
  • назначение ответственных;
  • внедрение.

Описанный алгоритм универсален и практически не зависит от специфики компании. Но различные бизнес-приоритеты будут влиять на цели и выбор инструментов оптимизации для их достижения.

Опрос Selectel 2023. Основные причины изменений ИТ-инфаструктуры

Описание и внедрение бизнес-процессов

Как правило, описание БП начинают с определения его цели (например, продажа), начала (заявка от покупателя) и завершения (доставка/оплата). Определяются объекты и субъекты процесса, ресурсы. Следующими прописываются промежуточные действия, ответственные лица с описанием их ролей и зоны ответственности, результаты действий и документация на каждом из этапов. Также добавляются используемые инструменты (схемы, видео, чек-листы и т. п.), рассчитываются KPI. 

Описанный БП связывается с другими, образуя целостную систему бизнеса компании. Подробно процедуру можно изучить в практикуме М. Рыбакова: «Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить…».

Какой-либо процесс может оказаться неоправданным с точки зрения затрат и целей. Тогда от него стоит отказаться или продумать альтернативные варианты, а затем выбрать из них оптимальный. 

 

На данном этапе принимаются, например, решения о:

  1. сокращении или, напротив, расширении штата;
  2. передаче на аутсорс;
  3. сокращении стадий процесса;
  4. усложнении процедур (например, финансового контроля);
  5. перераспределении полномочий;
  6. внедрении инноваций, ПО и автоматизации (процессов, сбора и передачи данных, принятия решений и др.);
  7. изменении ассортимента. 

После выбора оптимального бизнес-процесса для его внедрения разрабатывается вся внутренняя документация. Назначаются ответственные за внедрение изменений сотрудники. Для исключения со стороны персонала сопротивления нововведениям целесообразно провести предварительную работу: объясняются ценность и необходимость предстоящих изменений.

Малый и средний бизнес при оптимизации также может столкнуться с такими проблемами, как:

  • недостаток квалифицированных специалистов — так по данным опроса Selectel в 2022 г. свыше трети (~37%) российских IT-компаний испытывали значительные сложности с подбором кадров;
  • дефицит оборудования и ресурсов;
  • проблемы безопасности и доступа к ПО.

Другая примета времени — повышенная миграция, также негативно влияющая на МСБ.

Как могут помочь AI и ChatGPT

ChatGPT — нашумевший умный чат-бот, способный находить информацию, отвечать практически на любые вопросы, генерировать тексты, провести аналитику и т. д. Сегодня его обновленную модель активно интегрируют в различные программные продукты. В результате, чат-бот теперь может подвести итоги звонка и дать рекомендации, сгенерировать уникальные бизнес-идеи. ChatGPT и его аналоги помогут автоматизировать многие процессы, в том числе:

  • в HR-департаментах — составление score карт, текстов вакансий, ответы на вопросы персонала, обучение, разработка профиля компетенций;
  • в SEO продвижении — инструменты на базе ИИ успешно найдут ключевики, напишут уникальные и оптимизированные тексты, создадут карточки товаров, проанализируют результаты и выявят закономерности;
  • в менеджменте и маркетинге — привлечение, поддержка и удержание клиентов — автоматизация решений проблем, ответов на частые вопросы, составление персональных предложений на основе предпочтений и т. д.

AI также поможет при управлении рисками, планировании и генерации контента для сайта или соцсетей, написании кода, в поиске креативных идей, разработке дизайна, фирменного стиля бренда, логотипов и не только.

Уже есть не единичные примеры корпораций, внедривших у себя ChatGPT, что привело к увеличению производительности сотрудников. Как следствие, за этим последовал отказ от ~30% штатных единиц и заметное сокращение расходов. Узнать подробнее о том, как использовать AI и ChatGPT для оптимизации бизнес-процессов, можно из видео-встречи резидентов клуба «Атланты» на ютуб. Очевидно, для совершенствования бизнес-процессов компаниям сегодня особенно важно изучить возможности и начать грамотно взаимодействовать с искусственным интеллектом.

Подведем итоги: увеличить прибыль и эффективность компании в разы, повысить рентабельность продаж и сократить издержки поможет последовательная и поэтапная оптимизация ее бизнес-процессов. При этом важно не игнорировать какие-либо ее этапы, находить гибридные решения, а также использовать все современные возможности, в том числе, в области цифровых технологий и автоматизации. В противном случае, высока вероятность не только не справиться с масштабированием, но и заметно отстать от конкурентов, впасть в стагнацию, не пережить кризис.

Оставьте заявку на гостевой месяц в бизнес-клубе Атланты
Получите доступ к коллективному опыту и ресурсам резидентов без взносов
* Для собственников с оборотом от 60 млн.р

Хотите ускорить рост вашего бизнеса в 2023?

Мы готовы начать 2023 с масштабных проектов. Приглашаем вас присоединиться, чтобы праздновать успех вместе с нами.

Мы верим, 2023 станет лучшим для вас и вашего бизнеса.

Подарите себе сильное окружение, непрерывное развитие и людей, с которыми вы справитесь с любыми вызовами.

База знаний Атлантов
Получайте отчеты и внутренние материалы клуба
2 письма в неделю
Маркетинг сообществ: инструменты и особенности продвижения
Корпоративная культура: типы, цели и как ее сформировать
Женские бизнес-клубы
Как найти ментора по бизнесу?
записаться
на презентацию
«Атланты» – закрытый бизнес-клуб для предпринимателей с оборотом от 60 млн. руб в год и топ-менеджеров крупных компаний. Но мы открыты всем осознанным бизнес-лидерам, которые разделяют наши ценности











Размер вашей компании
от 60 млн. до 120 млн. руб. оборот за 2020 г.
до 800 млн. руб. оборот за 2020 г.
до 2 млрд. руб. оборот за 2020 г.
от 2 млрд. руб. оборот за 2020 г.

Записаться

скачать
апдейт месяца


Нажимая на кнопку «Скачать», вы даете согласие на обработку персональных данных
скачать








Оставить заявку
на вступление
«Атланты» – закрытый бизнес-клуб для предпринимателей с оборотом от 60 млн. руб в год и топ-менеджеров крупных компаний. Но мы открыты всем осознанным бизнес-лидерам, которые разделяют наши ценности











Размер вашей компании
от 60 млн. до 120 млн. руб. оборот за 2020 г.
до 800 млн. руб. оборот за 2020 г.
до 2 млрд. руб. оборот за 2020 г.
от 2 млрд. руб. оборот за 2020 г.

Записаться

Забронировать










Нажимая на кнопку “Записатьcя”,
вы соглашаетесь на обработку данных
Записаться

ЗАКАЗАТЬ КЛУБНУЮ КАРТУ










Нажимая на кнопку “Записатьcя”,
вы соглашаетесь на обработку данных
Записаться

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ НА ПЕРСОНАЛЬНУЮ
КОНСУЛЬТАЦИЮ ПО ПАРТНЕРСТВУ












Нажимая на кнопку “Отправить”,
вы соглашаетесь на обработку данных
Отправить

Зарегистрироваться
на мероприятие

Скачать файл «39 чатов и каналов для предпринимателей»

Запишитесь на презентацию клуба

«Атланты» – закрытый бизнес-клуб для предпринимателей с оборотом от 60 млн рублей в год и топ-менеджеров крупных компаний. Заполните форму, чтобы записаться на презентацию.

Нажимая на кнопку «Записатьcя на презентацию»,
вы соглашаетесь на обработку данных