- Главная
- Медиа Атланты
- Инструменты оптимизации бизнес-процессов компании
Инструменты оптимизации бизнес-процессов компании
Редакция Атлантов
Автор
Оптимизация процесса в деятельности компании — то, с чем рано или поздно придётся столкнуться любому предпринимателю для улучшения показателей. О том, как провести анализ, какие методы использовать — в нашей сегодняшней статье. Мы дадим вам общую информацию о том, как сделать работу в компании лучше.
Что такое оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов — это ряд действий, направленных на улучшение показателей, их частичное совершенствование.
Например:
- Эффективность работы сотрудников;
- Прибыль;
- Расширение производства.
Для чего нужно оптимизировать
- Устранять или минимизировать риски, недостатки;
- Искать новые точки роста для корпорации;
- Сокращать ненужные расходы;
- Повышать эффективность сотрудников;
- Внедрять новые маркетинговые стратегии для заработка;
- Использовать новые методы: автоматизация производства, к примеру.
Что можно модернизировать
В зависимости от ваших целей и задач можно заниматься оптимизацией следующих этапов:
- Улучшение качества товаров или услуг;
- Снижение издержек себестоимости, доставки, производства;
- Перераспределение ресурсов внутри компании;
- Уменьшение затрат на сотрудников;
- Повышение производственных мощностей.
Когда необходима оптимизация управления бизнес-процессами
В каждой компании рано или поздно наступает момент, когда собственник понимает, что пора привнести изменения. Вариантов, почему такое происходит, несколько:
- Возросшая конкуренция: вы понимаете, что уступаете им существенно в качестве, обслуживании клиентов, мощностях;
- Слишком длинный цикл согласования задач;
- Команда постоянно совершает ошибки;
- Между отделами нарушена связь, нет согласованности;
- Растут затраты на команду, но прибыль падает;
- Рутинные задачи требуют много времени, оно тратится не очень эффективно;
- Процессы в организации рассогласованы.
Правила оптимизации
Для того, чтобы сделать модернизацию существующих процессов, необходимо создать план, основанный на конкретных принципах. С его помощью можно достичь нужных показателей.
Локализовать проблему
Этот пункт является наиболее важным — часто у компании есть конкретный «затык», который надо решить, чтобы быстрее вырасти, достичь целей. В этом вам может помочь SWOT-анализ: с его помощью определить слабые стороны и их устранить.
Двигаться от общему к частному
Вам следует подготовиться к тому, что оптимизация — процесс небыстрый, и отнестись к реализации процесса. Не пытайтесь охватить всё и сразу: возьмите одну глобальную проблему и разделите её на несколько подзадач, чтобы безболезненно пройти все шаги.
Для начала отрегулируйте то, что по-настоящему «горит» — только так вы избежите беспорядка.
Смотреть на проблему комплексно
Прежде чем запускать изменения, оцените, как они повлияют на другие сектора в компании — работа одного отдела всегда неразрывно связана с другим. В противном случае вы рискуете получить ещё больше проблем.
Ориентироваться на цифры, а не мнения
Ключевые параметры, на которые надо полагаться — это числа. Прибыль, % возврата клиентов, открываемость сайта и другие — в зависимости от того, что вы оптимизируете. Тем не менее, ко мнению команды стоит прислушиваться, если вы хотите сохранить положительные отношения внутри фирмы.
Определение целей оптимизации
Решение проблем — всегда вещь строго индивидуальная, однако, есть ключевые моменты, которые предприниматели хотят улучшить, и проводят ряд действий для модернизации.
Выбор целей в первую очередь включает в себя:
- Продолжительность – время, за которое вы планируете прийти к цели;
- Результативность – насколько эффективны ожидаемые изменения;
- Желаемый результат – чего конкретно хочется достичь;
- Задействованный стафф – кто из команды будет отвечать за те или иные процессы, как распределятся роли.
Что можно улучшить:
- Продажи;
- Число партнёрств;
- Привлечение инвестиций;
- Увеличение производительности;
- Расширение деятельности;
- Создание новых отделов;
- Маркетинг.
Как внедрять новую схему
- Определите проблему, над которой планируете работать;
- Распределите задачи внутри коллектива, тех, кто будет задействован и имеет достаточные компетенции для участия;
- Установите приблизительное количество времени, которое вам потребуется — главное, помните, что брать слишком маленький период не следует;
- Пропишите конкретный регламент или делегируйте его создание;
- Заложите возможные риски.
NB: для реализации вашего плана может потребоваться больше ресурсов и времени, чем вы изначально думали.
Инструментарий оптимизации процессов — актуальные задачи
- Проектирование: формирование целевого состояния бизнес-операций;
- Автоматизация — чаще всего с помощью IT-решения (чат-боты, приложения, роботизация производства);
- Оперативный контроль и изучение полученных цифр (например, для снижения издержек);
- Регулярное совершенствование (внедрение новых технологий, маркетинговых решений).
Инструментарий оптимизации процессов — проблемы информатизации
Чаще всего компании сталкиваются со следующими недочётами:
- Принятие решений без видимости полной картины – например, на основе данных только одного дела;
- Неправильное определение проблематики – вы можете думать, что перед вами стоит задача улучшить маркетинговую стратегию, а по факту – неэффективно работает отдел продаж;
- Недостаточное финансирование;
- Отсутствие предварительного анализа – вы начинаете действовать хаотично и быстро;
- Трата сил на «пустые» задачи – здесь поможет чёткий план по достижению желаемой точки Б.
Главные выводы
Бизнес-инструменты и их внедрение для оптимизации процесса нужны как крупным холдингам, так и ИП — это значительно облегчает проведение модернизации. В условиях постоянно изменяющихся внешних факторов оптимизация — это не прихоть, а важный элемент развития фирмы, который требует аккуратности и комплексного подхода. В нашем бизнес-клубе резиденты регулярно решают аналогичные задачи – если вы не понимаете, куда двигаться дальше, видите, что бизнесу нужен новый виток развития, хотите масштабироваться – приглашаем вас оформить гостевой месяц в сообществе без оплаты. Все подробности по ссылке!
Построй стратегию на 2025 год вместе с «Атлантами» в рамках Гостевого доступа. До 20 декабря без оплаты
Тебе будут доступны: участие в фокус-группе, 3 флагманских мероприятия Клуба и встреча P2P с бадди-предпринимателем