Инструменты оптимизации бизнес-процессов компании

Многие компании в последнее время столкнулись с необходимостью что-то срочно менять в своей деятельности, чтобы не оказаться в аутсайдерах. В данной статье мы подготовили для руководителей и собственников универсальный перечень основных этапов оптимизации бизнес-процессов (БП). Также рассмотрим работающие инструменты, в том числе, как использовать в целях оптимизации широкие возможности искусственного интеллекта.

Этапы оптимизации

Бизнес-процесс — повторяющиеся действия для производства ценного для потребителя продукта/услуги. В свою очередь, оптимизация бизнес-процессов — это устранение неоправданных потерь, а также недостатков в работе различных департаментов предприятия, нахождение новых точек роста.

Тема оптимизации БП особенно актуальна сегодня, когда малый и средний бизнес страны успешно развивается, игнорируя санкционное давление. Так, например, по итогам января—августа 2022 г. только в строительстве оборот компаний вырос на 8% год к году. А в секторе IT эта цифра достигла 17%. Но масштабируясь, малые и средние предприятия сталкиваются с проблемами хаоса в бизнес-процессах.

Замечено: руководство (и особенно в МСП), как правило, пренебрегает такой необходимой стадией оптимизации бизнес-процессов, как их описание. Знакомая ситуация?

Тем не менее без описания БП невозможно добиться от персонала точного выполнения обязанностей, а также приступить к следующим этапам совершенствования бизнеса.

К ним относят:

• определение «узких», проблемных мест и недостатков в работе;
• постановку целей и задач оптимизации (минимизация простоев, увеличение чистой прибыли, сокращение времени на доставку и т. п.);
• описание идеальных БП для компании;
• назначение ответственных;
• внедрение.

Описанный алгоритм универсален и практически не зависит от специфики компании. Но различные бизнес-приоритеты будут влиять на цели и выбор инструментов оптимизации для их достижения.

Описание и внедрение бизнес-процессов

Как правило, описание БП начинают с определения его цели (например, продажа), начала (заявка от покупателя) и завершения (доставка/оплата). Определяются объекты и субъекты процесса, ресурсы. Следующими прописываются промежуточные действия, ответственные лица с описанием их ролей и зоны ответственности, результаты действий и документация на каждом из этапов. Также добавляются используемые инструменты (схемы, видео, чек-листы и т. п.), рассчитываются KPI.

Описанный БП связывается с другими, образуя целостную систему бизнеса компании. Подробно процедуру можно изучить в практикуме М. Рыбакова: «Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить…».

Какой-либо процесс может оказаться неоправданным с точки зрения затрат и целей. Тогда от него стоит отказаться или продумать альтернативные варианты, а затем выбрать из них оптимальный.

На данном этапе принимаются, например, решения о:

1. сокращении или, напротив, расширении штата;
2. передаче на аутсорс;
3. сокращении стадий процесса;
4. усложнении процедур (например, финансового контроля);
5. перераспределении полномочий;
6. внедрении инноваций, ПО и автоматизации (процессов, сбора и передачи данных, принятия решений и др.);
7. изменении ассортимента.

После выбора оптимального бизнес-процесса для его внедрения разрабатывается вся внутренняя документация. Назначаются ответственные за внедрение изменений сотрудники. Для исключения со стороны персонала сопротивления нововведениям целесообразно провести предварительную работу: объясняются ценность и необходимость предстоящих изменений.

Малый и средний бизнес при оптимизации также может столкнуться с такими проблемами, как:

• недостаток квалифицированных специалистов — так по данным опроса Selectel в 2022 г. свыше трети (~37%) российских IT-компаний испытывали значительные сложности с подбором кадров;
• дефицит оборудования и ресурсов;
• проблемы безопасности и доступа к ПО.

Другая примета времени — повышенная миграция, также негативно влияющая на МСБ.

Как могут помочь AI и ChatGPT

ChatGPT — нашумевший умный чат-бот, способный находить информацию, отвечать практически на любые вопросы, генерировать тексты, провести аналитику и т. д. Сегодня его обновленную модель активно интегрируют в различные программные продукты. В результате, чат-бот теперь может подвести итоги звонка и дать рекомендации, сгенерировать уникальные бизнес-идеи. ChatGPT и его аналоги помогут автоматизировать многие процессы, в том числе:

• в HR-департаментах — составление score карт, текстов вакансий, ответы на вопросы персонала, обучение, разработка профиля компетенций;
• в SEO продвижении — инструменты на базе ИИ успешно найдут ключевики, напишут уникальные и оптимизированные тексты, создадут карточки товаров, проанализируют результаты и выявят закономерности;
• в менеджменте и маркетинге — привлечение, поддержка и удержание клиентов — автоматизация решений проблем, ответов на частые вопросы, составление персональных предложений на основе предпочтений и т. д.

AI также поможет при управлении рисками, планировании и генерации контента для сайта или соцсетей, написании кода, в поиске креативных идей, разработке дизайна, фирменного стиля бренда, логотипов и не только.

Уже есть не единичные примеры корпораций, внедривших у себя ChatGPT, что привело к увеличению производительности сотрудников. Как следствие, за этим последовал отказ от ~30% штатных единиц и заметное сокращение расходов. Узнать подробнее о том, как использовать AI и ChatGPT для оптимизации бизнес-процессов, можно из видео-встречи резидентов клуба «Атланты» на ютуб. Очевидно, для совершенствования бизнес-процессов компаниям сегодня особенно важно изучить возможности и начать грамотно взаимодействовать с искусственным интеллектом.

Подведем итоги: увеличить прибыль и эффективность компании в разы, повысить рентабельность продаж и сократить издержки поможет последовательная и поэтапная оптимизация ее бизнес-процессов. При этом важно не игнорировать какие-либо ее этапы, находить гибридные решения, а также использовать все современные возможности, в том числе, в области цифровых технологий и автоматизации. В противном случае, высока вероятность не только не справиться с масштабированием, но и заметно отстать от конкурентов, впасть в стагнацию, не пережить кризис.