Ограничения проекта – как их преодолеть и добиться успеха

Не всегда в бизнесе всё идёт по плану — иногда компании сталкиваются с трудностями, несут большие потери. Для успешной реализации проектов важно учиться справляться с этими факторами. О том, что может являться ограничением при реализации проекта, расскажем в этой статье. Вы узнаете, как ими управлять, а также ознакомитесь с успешными кейсами.

Что такое ограничения в проектном бизнесе

Факторы (внешние и внутренние), которые влияют на процессы компании и сокращают возможности реализации проекта, называются ограничениями. Если бы они отсутствовали, то всё воплотилось бы быстрее, проще. Возможно, что дешевле и с меньшими рисками.

Ниже мы расскажем вам о 5 основных типах ограничений, которые могут застопорить работы.

Виды ограничений в проектах

Это не просто пожелания, а конкретные лимиты, которые невозможно игнорировать, так как они влияют на реальный результат в разных сферах компании. Они не могут быть изменены и должны быть учтены в планировании — как данность.

Временные ограничения

Как правило, любой проект необходимо реализовать в конкретные сроки. Чаще всего менеджер проекта и заинтересованные стороны устанавливают временные рамки в качестве ориентира, учитывая:

• Вероятные трудности, которые возникают на пути;
• Задержки;
• Неудачи;
• Сложности в коммуникации с командой/между отделами;
• Другие непредвиденные события.

Сдача проекта в срок — важный показатель, так как он напрямую влияет на количество затраченных ресурсов, в том числе увеличение бюджета.

Если менеджер понимает, что не может уложиться во временные рамки, которые он установил — важно найти узкое горлышко и оперативно с ним разобраться. Чтобы в будущем избежать таких ситуаций — изучить такую тему как тайм-менеджмент руководителя.

Ресурсные ограничения

Не всегда у компании достаточно ресурсов для выполнения определённых задач. Чаще всего речь идет о человеческом факторе: например, отсутствии нужного сотрудника, который возьмет на себя обязательства.

В таком случае необходимо обратиться к аутсорсу или подумать, каким образом можно оптимизировать текущие процессы. Если вы понимаете, что у вас недостаточно работников, то советуем прочитать наш материал о том, как создать команду для бизнеса. Из него вы узнаете, как подбирать людей, нанимать, распределять ответственность.

Финансовые ограничения

Управление затратами — одна из основ успешного проекта. Менеджеру следует придерживаться конкретной сметы, чтобы не выйти за рамки бюджета. Обязательно надо учитывать то количество денег, которое выделили на воплощение задачи.

Для этого стоит:

• Искать более выгодные предложения на рынке (для набора команды на аутсорсе, как вариант);
• Запрашивать скидки;
• Закупать оптом, если ваша ниша подразумевает подобное.

Обязательно ведите финансовую отчётность — заполняйте документы, чтобы понять, на что были потрачены деньги, сколько свободных средств осталось, как оптимизировать расходы.

Если менеджер понимает, что финансирования со стороны компании недостаточно, имеет смысл обратиться к альтернативным источникам:

• Гранты и субсидии;
• Поиск инвестиций извне;
• Использование краудфандинговых платформ.

Ещё больше про финансовый менеджмент читайте тут.

Технологические ограничения

Они могут существенно повлиять на эффективность. Вот основные причины:

1. Отсутствие необходимого оборудования или технологий;
2. Низкая производительность;
3. Недостаток квалификации у сотрудников;
4. Устаревшие технологии;
5. Проблемы с интеграцией;
6. Отсутствие стандартов;
7. Уязвимости (низкая кибербезопасность);
8. Соответствие нормативам.

Если вы хотите преодолеть технологические ограничения, то самый простой совет — используйте гибкие методологии (AGILE — поговорим о них позже) или ищите более доступные решения. Если готовые вам не подходят, то обратитесь к кастомизации.

Социальные и организационные ограничения

К основным относятся:

1. Культурные различия. Например, если ваша проектная работа рассчитана на другой рынок (азиатский).
2. Отсутствие доверия. Часто бывает в новых командах. Недостаточная коммуникация стопорит процессы.
3. Сопротивление изменениям. Например, при внедрении современных технологий.
4. Отсутствие чёткой стратегии, целей, понимания конечной точки.
5. Устаревшие бизнес-процессы, которые не соответствуют времени.
6. Коммуникационные барьеры. Пример: отсутствие коннекта между отделами маркетинга и продаж.

Важно проанализировать текущие нюансы, которые тормозят проектную работу, распределить их от самых негативных до более нейтральных и подумать, как можно оптимизировать.

Как управлять ограничениями в проектном бизнесе

Для контроль процессов, необходимых для воплощения идеи, менеджеры используют различные подходы и методологии. Мы хотим поделиться основными.

AGILE

Гибкая методика, которая помогает командам быстро адаптироваться к изменениям, получать обратную связь от клиентов на каждом этапе и иметь возможность скорректировать стратегию.

Работа по данной системе подразумевает короткие итерации в 2-3 недели, когда сотрудники выдвигают гипотезы, тестируют их, получают определённый результат, анализируют и снова пробуют.

Waterfall

Каскадная модель, состоящая из традиционных этапов:

• Анализ;
• Проектирование;
• Разработка;
• Внедрение.

При использовании способа менеджеры внедряют контрольные списки и документацию на каждом из этапов.

Lean

Даёт возможность минимизировать риски, оптимизировать процессы. Основная цель при использовании этой методологии — минимальные затраты и максимальная ценность продукта для клиента.

В качестве инструмента используют карту потока создания ценности (Value stream mapping). Она выглядит как блок-схема, где расписан каждый пункт: как продукт доходит до клиента, какие этапы проходит и стоят ли затраченные усилия конечного результата, насколько они важны с точки зрения покупателя.

PRINCE2

Структурированный подход к управлению проектами, где назначаются ответственные, чётко распределяются роли и задачи.

Для мониторинга используют следующие инструменты:

Диаграмма Ганта

Позволяет планировать каждую стадию, видеть временные рамки.

Метод критического пути

Выявляет вероятные трудности, которые будут встречаться в реализации проекта, и строит путь так, чтобы сосредоточиться на наиболее важных ресурсах.

Метод оценки и пересмотра программ

С его помощь можно определить сроки выполнения задач: оптимистичные, негативные и наиболее реалистичные. Идеально использовать для сложных проектов.

Успешные примеры из практики

Российская компания Сбер

Проект: Разработка и внедрение платформы "Сбербанк Онлайн"

Сбербанк, один из крупнейших банков в России, столкнулся с необходимостью модернизации своих цифровых услуг для повышения удобства и доступности для клиентов. В условиях растущей конкуренции со стороны финтех-компаний и изменения потребительских предпочтений, корпорация решила создать новую платформу для онлайн-банкинга.

Методология и инструменты

• Сбербанк использовал Agile-методологии, в частности Scrum, для разработки платформы. Это позволило командам работать итеративно, быстро адаптироваться к изменениям и получать обратную связь от пользователей.
• Внедрение практик DevOps способствовало более быстрой разработке и развертыванию новых функций, а также улучшению качества программного обеспечения.
• Акцент на пользовательском опыте (UX) и интерфейсе (UI) позволил создать интуитивно понятный и удобный интерфейс для клиентов.

Азиатская компания: Samsung Electronics

Проект: Разработка смартфона Samsung Galaxy S

Samsung Electronics, южнокорейская компания, столкнулась с жесткой конкуренцией на рынке смартфонов. Для того чтобы занять лидирующие позиции, они решили разработать новый флагманский смартфон — Galaxy S. Проект был сложным из-за необходимости интеграции передовых технологий и обеспечения высокого качества.

Методология и инструменты:

• Samsung использовала способ Stage-Gate для управления процессом разработки продукта. Он включает в себя четкие этапы разработки с контрольными точками (воротами), где принимаются решения о дальнейшем продвижении проекта.
• В разработке участвовали команды из различных областей — от исследований и разработок до маркетинга и продаж. Это обеспечивало интеграцию различных аспектов продукта на ранних стадиях.
• Samsung активно использовала прототипирование для тестирования новых функций и дизайна, что позволяло быстро вносить изменения на основе обратной связи от пользователей.

Заключение

Бизнес — это всегда риски и гипотезы. При тестировании очень важно учитывать возможные срывы сроков, поднимать вопрос о временных или ресурсных ограничениях, находить выходы из ситуации.

Построить план реализации проекта можно в форум-группе бизнес-клуба «Атланты». Вы собираете 10 сильных предпринимателей под ваш запрос, получаете доступ к их опыту, знаниям, контактам. Это уникальный формат, который позволяет получить свежие решения и инсайты, объективные оценки со стороны единомышленников.

Получите доступ к 1400+ владельцев компаний и топ-менеджеров — оформите Гостевой Доступ по ссылке. В «Атлантах» вы получите:

• Буст для вашего бизнеса в виде обмена опытом среди равных себе;
• Доверительную среду, где можно говорить на "ты" без разгона;
• Возможность личного развития и выход из зоны комфорта.