Эффективное делегирование задач: как улучшить производительность вашей команды

Почему делегировать полномочия — это важно?

Как мы уже упомянули выше — делегирование дает возможность разгрузить расписание и не допустить выгорания. Исследовательский центр XERO провел опрос, по результатам которого выяснилось, что около 77% предпринимателей замечали у себя признаки выгорания. Интересно, что среди людей, рожденных между 1980-ым и 2000-ым годом выявлен самый большой процент выгорания — 94%. Правильное делегирование полномочий — это не только способ освободить время руководящего звена, но еще и возможность внести новое в рабочие процессы в организации. Например, сотрудник может предложить внедрение новых методов в процесс работы, которые дадут положительные результаты. Рассмотрим подробнее значение делегирования задач и ответственности как для руководителя, так и для сотрудников.

Значение делегирования операционки в бизнесе для руководителя

Эффективное делегирование операционки — это действенный способ повысить личную эффективность руководителя и общую работоспособность всей команды. Функции делегирования полномочий для владельца бизнеса заключаются в следующем:

• экономия сил и времени, возможность переключить свое внимание на более глобальные задачи компании;
• возможность оценить эффективность работы команды и отдельных сотрудников;
• вы сможете оставить в своей компетенции только те задачи, которые вам нравится выполнять, делегировав менее интересные опытному сотруднику;
• возможно, ваш взгляд замылился и вы не видите новый путей для решения текущих задач, но взгляд со стороны может найти вариант, о котором вы даже не думали!

Значение передачи полномочий для сотрудников

• возможность выполнения более интересных и амбициозных задач, возможность проявить способности;
• разнообразие задач, изменение рутинного распорядка дня;
• развитие, обучение новому, прогресс, продвижение по карьерной лестницы.

Почему вы до сих пор не делегируете полномочия?

Многие руководители не делегируют, потому что на счет передачи полномочий в бизнес-среде существует множество заблуждений:

1. Лучше меня никто не сделает. Это не так, уставший и перегруженный руководитель — не лучший исполнитель. Вы можете контролировать результаты и влиять на работу подчиненного, при этом не включаясь в операционный процесс работы над задачей.
2. Этапы процесса делегирования полномочий могут затянуться и негативно повлияют на эффективность и сроки. Это не так, нужно только научиться правильно ставить фокусные задачи. Ниже мы более подробно рассмотрим этапы делегирования, которые помогут ускорить процессы, а не замедлить их.
3. Сотрудники и так загружены, придется расширять штат или перегружать их, лучше оставить все как есть. Это не так. Делегирование дарит возможность проанализировать нагрузку и оптимизировать процессы работы.

Этапы делегирования полномочий

1. Для начала нужно определить, какие задачи подходят для делегирования и обозначить их. Для начала выпишите все функции, которые вы выполняете как руководитель. Напротив каждой из функций напишите, какие конкретно задачи выполняете и сколько времени требуется на их выполнение. На что уходит больше всего времени, а какие дела, напротив, требуют меньше всего вовлеченности и внимания? Возможно, вы сразу увидите ряд процессов, которые можно и делегировать. Чтобы помочь себе, нужно ранжировать задачи по степени их срочности, важности, а также понять, есть ли в команде человек, обладающий квалификацией для ее выполнения.
2. Выбор исполнителя. Исполнитель должен обладать необходимым для выполнения задачи набором инструментов: квалификацией, свободным временем, а также вашим доверием. Выполнять функции, которые ранее были прерогативой руководителя, непросто. К кандидату нужно проявить терпение, дать ему время на адаптацию и привыкание к новому фронту работ. Часто такой человек уже есть в коллективе, но бывают примеры, когда для того, чтобы делегировать, нужно нанять нового работника. Это может занять время, но результаты того стоят.
3. Постановка задачи и обсуждение деталей с исполнителем. Какой результат нужен? Какие сроки? Какие ресурсы можно задействовать? Каким действиям необходимо согласование руководителя? Если все главные вопросы будут обсуждаться сразу, то это положительно скажется как на тайм-менеджменте руководителя, так и на сроках выполнения задачи. Чтобы быть уверенным в кандидате, можно поручить сотруднику расширенную задачу в рамках его собственного функционала — это покажет, готов ли он к более масштабным обязанностям.
4. Оказание поддержки на первых этапах делегирования: менторство, обучение, брифы и развернутая обратная связь. Вы не участвуете в исполнении напрямую, но при этом контролируете процесс. Составьте подробный план действий и распишите, какие шаги нужно предпринять для достижения поставленных целей.
5. Закрытие задачи, подведение итогов, признание заслуг исполнителя. Важно признавать вклад подчиненных в работу, это дает мотивацию для дальнейших свершений. Для себя же подведите итоги делегирования: довольны ли вы качеством выполненных работ и их влиянием на развитие компании? Насколько вам комфортно делегировать именно этому сотруднику? Хотите ли вы передать еще какие-то функции и освободить еще больше своего времени? Рефлексия — важный этап делегирования, который поможет внести необходимые коррективы и подвести итоги проделанной работы.

Главное

1. Делегирование — это передача части задач сотруднику. В чем отличие эффективного делегирования от обычной постановки задачи? Главная разница — руководитель не несет ответственность за результат, он только контролирует его.
2. Делегирование полномочий руководителя — важная задача, к решению которой нужно подойти основательно. Делегирование дарит возможность проанализировать нагрузку сотрудников и оптимизировать процессы работы.