Как правило, описание БП начинают с определения его цели (например, продажа), начала (заявка от покупателя) и завершения (доставка/оплата). Определяются объекты и субъекты процесса, ресурсы. Следующими прописываются промежуточные действия, ответственные лица с описанием их ролей и зоны ответственности, результаты действий и документация на каждом из этапов. Также добавляются используемые инструменты (схемы, видео, чек-листы и т. п.), рассчитываются KPI.
Описанный БП связывается с другими, образуя целостную систему бизнеса компании. Подробно процедуру можно изучить в практикуме М. Рыбакова: «Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить…».
Какой-либо процесс может оказаться неоправданным с точки зрения затрат и целей. Тогда от него стоит отказаться или продумать альтернативные варианты, а затем выбрать из них оптимальный.
На данном этапе принимаются, например, решения о:
- сокращении или, напротив, расширении штата;
- передаче на аутсорс;
- сокращении стадий процесса;
- усложнении процедур (например, финансового контроля);
- перераспределении полномочий;
- внедрении инноваций, ПО и автоматизации (процессов, сбора и передачи данных, принятия решений и др.);
- изменении ассортимента.
После выбора оптимального бизнес-процесса для его внедрения разрабатывается вся внутренняя документация. Назначаются ответственные за внедрение изменений сотрудники. Для исключения со стороны персонала сопротивления нововведениям целесообразно провести предварительную работу: объясняются ценность и необходимость предстоящих изменений.
Малый и средний бизнес при оптимизации также может столкнуться с такими проблемами, как:
- недостаток квалифицированных специалистов — так по данным опроса Selectel в 2022 г. свыше трети (~37%) российских IT-компаний испытывали значительные сложности с подбором кадров;
- дефицит оборудования и ресурсов;
- проблемы безопасности и доступа к ПО.
Другая примета времени — повышенная миграция, также негативно влияющая на МСБ.