Инструменты оптимизации бизнес-процессов компании

Оптимизация процесса в деятельности компании — то, с чем рано или поздно придётся столкнуться любому предпринимателю для улучшения показателей. О том, как провести анализ, какие методы использовать — в нашей сегодняшней статье. Мы дадим вам общую информацию о том, как сделать работу в компании лучше.

Что такое оптимизация бизнес-процессов 

Оптимизация бизнес-процессов — это ряд действий, направленных на улучшение показателей, их частичное совершенствование. 

Например:

• Эффективность работы сотрудников;
• Прибыль; 
• Расширение производства.

Для чего нужно оптимизировать 

1. Устранять или минимизировать риски, недостатки; 
2. Искать новые точки роста для корпорации;
3. Сокращать ненужные расходы; 
4. Повышать эффективность сотрудников;
5. Внедрять новые маркетинговые стратегии для заработка;
6. Использовать новые методы: автоматизация производства, к примеру.

Что можно модернизировать 

В зависимости от ваших целей и задач можно заниматься оптимизацией следующих этапов: 

• Улучшение качества товаров или услуг;
• Снижение издержек себестоимости, доставки, производства;
• Перераспределение ресурсов внутри компании;
• Уменьшение затрат на сотрудников; 
• Повышение производственных мощностей. 

Когда необходима оптимизация управления бизнес-процессами 

В каждой компании рано или поздно наступает момент, когда собственник понимает, что пора привнести изменения. Вариантов, почему такое происходит, несколько: 

1. Возросшая конкуренция: вы понимаете, что уступаете им существенно в качестве, обслуживании клиентов, мощностях;
2. Слишком длинный цикл согласования задач;
3. Команда постоянно совершает ошибки; 
4. Между отделами нарушена связь, нет согласованности;
5. Растут затраты на команду, но прибыль падает;
6. Рутинные задачи требуют много времени, оно тратится не очень эффективно;
7. Процессы в организации рассогласованы. 

Правила оптимизации 

Для того, чтобы сделать модернизацию существующих процессов, необходимо создать план, основанный на конкретных принципах. С его помощью можно достичь нужных показателей. 

Локализовать проблему

Этот пункт является наиболее важным — часто у компании есть конкретный «затык», который надо решить, чтобы быстрее вырасти, достичь целей. В этом вам может помочь SWOT-анализ: с его помощью определить слабые стороны и их устранить. 

Двигаться от общему к частному 

Вам следует подготовиться к тому, что оптимизация — процесс небыстрый, и отнестись к реализации процесса. Не пытайтесь охватить всё и сразу: возьмите одну глобальную проблему и разделите её на несколько подзадач, чтобы безболезненно пройти все шаги. 

Для начала отрегулируйте то, что по-настоящему «горит» — только так вы избежите беспорядка. 

Смотреть на проблему комплексно 

Прежде чем запускать изменения, оцените, как они повлияют на другие сектора в компании — работа одного отдела всегда неразрывно связана с другим. В противном случае вы рискуете получить ещё больше проблем. 

Ориентироваться на цифры, а не мнения 

Ключевые параметры, на которые надо полагаться — это числа. Прибыль, % возврата клиентов, открываемость сайта и другие — в зависимости от того, что вы оптимизируете. Тем не менее, ко мнению команды стоит прислушиваться, если вы хотите сохранить положительные отношения внутри фирмы. 

Определение целей оптимизации

Решение проблем — всегда вещь строго индивидуальная, однако, есть ключевые моменты, которые предприниматели хотят улучшить, и проводят ряд действий для модернизации. 

Выбор целей в первую очередь включает в себя:

• Продолжительность – время, за которое вы планируете прийти к цели;
• Результативность – насколько эффективны ожидаемые изменения;
• Желаемый результат – чего конкретно хочется достичь;
• Задействованный стафф – кто из команды будет отвечать за те или иные процессы, как распределятся роли. 

Что можно улучшить:

• Продажи; 
• Число партнёрств;
• Привлечение инвестиций;
• Увеличение производительности;
• Расширение деятельности;

• Создание новых отделов;
• Маркетинг.

Как внедрять новую схему

1. Определите проблему, над которой планируете работать;
2. Распределите задачи внутри коллектива, тех, кто будет задействован  и имеет достаточные компетенции для участия;
3. Установите приблизительное количество времени, которое вам потребуется — главное, помните, что брать слишком маленький период не следует;
4. Пропишите конкретный регламент или делегируйте его создание;
5. Заложите возможные риски.

NB: для реализации вашего плана может потребоваться больше ресурсов и времени, чем вы изначально думали. 

Инструментарий оптимизации процессов — актуальные задачи 

1. Проектирование: формирование целевого состояния бизнес-операций;
2. Автоматизация — чаще всего с помощью IT-решения (чат-боты, приложения, роботизация производства);
3. Оперативный контроль и изучение полученных цифр (например, для снижения издержек);
4. Регулярное совершенствование (внедрение новых технологий, маркетинговых решений).

Инструментарий оптимизации процессов — проблемы информатизации 

Чаще всего компании сталкиваются со следующими недочётами:

• Принятие решений без видимости полной картины – например, на основе данных только одного дела;
• Неправильное определение проблематики – вы можете думать, что перед вами стоит задача улучшить маркетинговую стратегию, а по факту – неэффективно работает отдел продаж;
• Недостаточное финансирование;
• Отсутствие предварительного анализа – вы начинаете действовать хаотично и быстро;
• Трата сил на «пустые» задачи – здесь поможет чёткий план по достижению желаемой точки Б.

Главные выводы 

Бизнес-инструменты и их внедрение для оптимизации процесса нужны как крупным холдингам, так и ИП — это значительно облегчает проведение модернизации. В условиях постоянно изменяющихся внешних факторов оптимизация — это не прихоть, а важный элемент развития фирмы, который требует аккуратности и комплексного подхода. В нашем бизнес-клубе резиденты регулярно решают аналогичные задачи – если вы не понимаете, куда двигаться дальше, видите, что бизнесу нужен новый виток развития, хотите масштабироваться – приглашаем вас оформить гостевой месяц в сообществе без оплаты. Все подробности по ссылке!