Как выйти из операционки: оптимизация бизнеса

Что такое операционка и почему из неё надо выходить 

Это совокупность стандартных операций и процедур, необходимых для обеспечения функционирования бизнеса. Это могут быть дела по управлению персоналом, финансами, логистикой и многими другими аспектами повседневной работы. Несмотря на важность операционки, чрезмерное в неё вовлечение может привести к значительным потерям для собственника. 

Причины, почему из неё необходимо выходить:

1. Возможность уделять время стратегическому мышлению 

Когда предприниматель погружён в повседневные задачи, у него остаётся мало времени для долгосрочного планирования и разработки целей. По данным исследования, проведенного Harvard Business Review, более 70% руководителей отмечают, что недостаток часов на стратегические вопросы тормозит их рост. Уделяя время выбору стратегий, контролю происходящего, коммерсанты способны лучше адаптироваться к изменениям на рынке и развивать бизнес.

2. Эффективность и производительность

Делегирование позволяет повысить общую продуктивность команды. Исследования показывают, что там, где функции и ответственности корректно распределены, на 50% больше эффективности. Например, когда владелец фирмы делегирует дела, он высвобождает ресурс для более важных решений, что, в свою очередь, может вести к оптимизации процессов и увеличению прибыли.

3. Устойчивый рост и масштабируемость

Выход из операционки позволяет сосредоточиться на расширении бизнеса. По статистике, 68% предпринимателей признают, что не могут расти из-за рутинных занятий. Передача монотонной работы даёт возможность сосредоточиться на новых возможностях и идеях, что способствует масштабированию. Например, компания Zappos, управляющая интернет-магазином обуви, создала успешную корпоративную культуру, полностью освобождая основателя от операционных задач, что позволило значительно вырасти. Именно поэтому важно соблюдать тайм-менеджмент руководителя.

4. Улучшение знаний и навыков команды

Делегирование не только разгружает предпринимателя, но помогает улучшить навыки подчинённых. При передаче дел они получают возможность учиться и развиваться, что в конечном итоге делает коллектив более компетентным. Это создаёт ресурс, на который можно опираться в будущем.

5. Предотвращение выгорания

Длительное увлечение будничными занятиями может привести к выгоранию как руководителя, так и сотрудников. По данным Gallup, около 76% испытывают симптомы эмоционального выгорания из-за перегруженности работой. Это может негативно сказаться не только на здоровье, но и общей атмосфере в команде. 

Как выйти из операционки 

Если вы понимаете, что вам пора масштабировать компанию, то план ниже – для вас. 

Шаг 1: анализ текущих обязанностей и процессов 

Первый шаг в организации делегирования и выхода из операционки — тщательный анализ текущих событий и обязанностей. Он позволит вам понять, какие дела требуют вашего постоянного внимания, а что можно передать другим людям.

Начните с составления списка всех ежедневных, недельных и месячных задач. Проанализируйте каждую из них по следующим критериям:

- Важность. Какова критическая значимость для достижения целей бизнеса?

- Уровень вовлеченности. Сколько времени и ресурсов вы тратите на выполнение этой задачи?

- Кто ещё можете её выполнить. Имеет ли кто-то из подчинённых соответствующие навыки и компетенции?

После анализа выделите то, что можно передать, определите подходящих работников для их выполнения. Это поможет вам не только освободить время, но повысить мотивацию и вовлеченность персонала в работу.

Помимо этого, анализ текущих процессов формирует основу для ясного понимания структуры вашей работы. Это будет полезно для последующих шагов в управлении процессами, способствуя плавному переходу к более эффективной модели работы.

Шаг 2: делегирование задач 

Во-первых, важно определить, каким образом вы будете передавать задачи. Подумайте, какие именно обязанности можно делегировать, и сформируйте чёткое представление о том, что вы хотите передать. Это могут быть рутинные операции, контроль над проектами или ответы на запросы клиентов.

Во-вторых, выберите сотрудника, который наиболее подходит для выполнения конкретного поручения. Оцените его навыки, опыт и степень готовности взять на себя дополнительное управление. Проведите беседу, объяснив важность и предоставив необходимые инструменты для её выполнения.

Наконец, доверьтесь своим сотрудникам. Делегирование — не только передача ответственности, но и демонстрация доверия к команде. Позвольте им принимать решения и предлагать собственные идеи. Это не только повысит их вовлечённость, но и приведёт к более качественному выполнению дел.

Шаг 3: создание эффективных систем контроля и отчётности 

На третьем этапе вашего плана необходимо разработать эффективные системы контроля и отчётности. Это поможет вам отслеживать реализацию делегированных задач и обеспечит прозрачность процессов в вашей команде.

Одним из самых полезных инструментов для упрощения контроля являются CRM-системы. Эти платформы позволяют централизованно управлять информацией, отслеживать прогресс выполнения и фиксировать результаты работы. Использование CRM значительно упрощает процесс взаимодействия и обмена данными между членами команды.

Настройте ключевые показатели эффективности (KPI) для каждой задачи и сотрудника. Установите регулярные промежутки для обратной связи. Оценивайте общую производительность коллектива.

Шаг 4: развитие команды и укрепление корпоративной культуры

Уделите особое внимание совершенствованию персонала и формированию корпоративной культуры. Эти аспекты играют ключевую роль в успешной реализации делегирования и повышении общей продуктивности.

Корпоративная культура — не просто набор правил и норм, а философия, которая объединяет людей и создает атмосферу доверия и взаимопонимания. Она способствует повышению мотивации, улучшению коллективной работы и снижению текучести кадров; также помогает создавать единую команду, в которой каждый чувствует свою значимость и вклад в общее дело.

Для развития корпоративной культуры начните с определения ценностей вашей организации и миссии. Эти элементы должны быть ясно сформулированы и донесены до каждого. Регулярно проводите встречи для обсуждения целей, успехов и вызовов. Такой подход создает пространство для открытого общения и обмена идеями.

Важным аспектом является и профессиональное развитие сотрудников. Предоставляйте возможности для обучения, участия в тренингах и семинарах. Это не только повышает профессиональный уровень сотрудников, но и показывает, что вы заинтересованы в их развитии. Сильный и уверенный в себе персонал готов брать на себя больше ответственности и вносить более ценный вклад в бизнес.

Наконец, поощряйте командный дух через совместные мероприятия, как вне рабочего времени, так и внутри компании. 

Шаг 5: фокус на стратегическом планировании и развитии бизнеса

Когда работающие операции находятся под контролем команды, у вас появляется возможность значительно расширить горизонты своих целей и направить усилия на стратегию расширения, которая поможет вашему бизнесу расти и развиваться.

Она включает в себя формирование долгосрочных целей, определение путей их достижения и регулярную переоценку этих целей в условиях меняющегося рынка. Это требует не только четкого понимания текущей ситуации в бизнесе, но и способности предвидеть будущие тренды и вызовы. Имея возможность сосредоточиться на стратегических аспектах, вы можете более эффективно развивать продукт, выделять деньги на маркетинг или искать новые бизнес-возможности.

Советы экспертов

В условиях стремительного развития технологий и постоянных изменений на рынке, успешным руководителям необходимо не только управлять ежедневными операциями, но и находить время для стратегического мышления. Рассмотрим несколько известных компаний и их лидеров, которые успешно вышли из операционки и масштабировали свою организацию. 

Илон Маск (Tesla, SpaceX)

Он стал символом инноваций и предпринимательского духа. Маск признавал, что в начале своего пути он был вовлечен в каждый аспект обычной операционной деятельности. С ростом компаний и увеличением их масштабов он стал делегировать больше обязанностей. Создание сильной команды управленцев и внедрение системы, позволяющей следить за ключевыми показателями эффективности (KPI), помогли ему сосредоточиться на видении компании и технологических инновациях, что, в свою очередь, сделало Tesla лидером на рынке электромобилей.

Джефф Безос (Amazon)

Основатель маркетплейса всегда подчеркивал важность инноваций и долгосрочного планирования. Он осознал необходимость выхода из операционной рутины еще на ранних стадиях развития фирмы. Безос внедрил систему децентрализованного управления, позволяя работникам принимать самостоятельные решения. Он часто говорил о важности фокусировки на клиентском опыте, что требует понимания трендов и стратегического направления. 

Сатья Наделла (Microsoft)

Сатья Наделла стал CEO Microsoft в 2014 году и с этого времени сделал акцент на корпоративной культуре и стратегическом совершенствовании. Одна из его первых задач заключалась в том, чтобы выйти из предрассудков операционной модели руководства. Наделла активно продвигал идеи открытости и совместной работы, что помогло создать атмосферу доверия и вовлеченности. 

Тим Кук (Apple)

Преемник Стива Джобса в Apple также использует свои управленческие навыки для выхода из повседневной рутины. Он инвестировал в расширение производственных мощностей и поставок, что позволило существенно уменьшить временные затраты на координацию действий. Это освободило время для работы над инновациями и развитием новых продуктов, таких как Apple Watch и новых услуг в экосистеме Apple.

Каждый из этих лидеров показал, что выход из операционки возможен и необходим для успешного роста компании. Их примеры вдохновляют руководителей всех уровней на внедрение эффективных систем делегирования, что является ключом к успешному управлению в мире высоких технологий и постоянных изменений. 

Инструменты и ресурсы для облегчения выхода из операционки

1. Zapier – платформа для автоматизации рабочих процессов. Она позволяет объединять различные веб-приложения и автоматизировать вручную выполняемые процедуры. Успешное применение Zapier помогло многим компаниям сократить время на выполнение рутинных операций.

2. Slack – инструмент для командной коммуникации, который помогает уменьшить количество электронных писем и улучшить взаимодействие внутри коллектива. 

3. Trello и Asana – системы управления проектами, благодаря которым СЕО эффективно организовывают работу. Эти инструменты позволяют руководителям следить за ходом выполнения проектов, не вмешиваясь в каждодневные детали, что сильно упрощает процедуру делегирования и способствует повышению эффективности.

4. Salesforce – платформа для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которая автоматизирует многие аспекты продаж и работы с пользователями. Помогает снизить нагрузку на СЕО и менеджеров.

Также хорошо регулярно взаимодействовать с теми, кому уже удалось построить сильную команду – чужой практический опыт позволяет по-новому взглянуть на своё дело. 

Ловушки при выходе из операционки: как их обойти 

Всё звучит красиво и вдохновляюще, но на деле многие сталкиваются с проблемами. Резидент бизнес-клуба «Атланты», собственник бренда биокаминов ZeFire Сергей Иванов поделился своим видением и рассказал, какие ошибки возникают в этом процессе и как их избежать. 

1. Нанимать директора и передавать ему управление, не внедрив в компанию подобную систему.

2. Выстраивать систему с инструментами из разных технологий 

3. Делегировать внедрение управления подчинённым

4. Игнорировать особый порядок