dea atlanty
Всё под контролем: как собственнику бизнеса контролировать работу персонала?
Каждый управленец и собственник бизнеса хочет быть уверенным, что сотрудники проводят рабочие часы максимально эффективно. Отслеживание занятости персонала стало особенно актуальной темой в период пандемии – многие перешли на удалённую работу. Какие инструменты контроля существуют, как соблюсти баланс контроля и уважения к частной жизни и какие компьютерные программы мониторинга считаются самыми прогрессивными в 2021 году?
Контроль работы персонала обычно включает в себя отслеживание компьютерной активности сотрудников, использования электронной почты и интернета, времени, потраченного на выполнение задач, местоположения и многого другого.
Вы можете использовать такие инструменты, как программное обеспечение для мониторинга сотрудников, камеры видеонаблюдения, системы GPS и биометрические технологии.
Для начала разберёмся, для чего вообще бизнесу следить за сотрудниками?
4 преимущества мониторинга работы сотрудников
1. Сотрудники станут более собранными и сконцентрированными.
Отвлекаться в течение рабочего дня – нормально. Не нормально, что вам приходится платить за те часы, что сотрудники провели впустую.
Практика показывает: если люди в курсе, что работодатель отслеживает их занятость, они становятся более сконцентрированными и меньше отвлекаются.
2. Работа компании станет более прозрачной для вас.
Используя качественное программное обеспечение для мониторинга работы персонала, вы сможете понимать:
- Когда ваши сотрудники приступили к работе.
- Сколько времени они тратили на выполнение заданий.
- Над какими задачами они работали.
- К каким сайтам и приложениям они обращались.
Более того, поскольку у вас будет чёткий отчёт обо всем, что они делали в рабочее время, им не придется оправдываться, почему конкретные задачи заняли у них так много времени, и доказывать, что они не тратили время впустую.
3. Вы сможете лучше понимать свою команду
Мониторинг активности сотрудников поможет вам выявить наиболее эффективных членов команды и отстающих. Первым вы сможете заслуженно выплатить премии, а вторым – либо помочь и назначить наставника, либо вынести предупреждение о недопустимости халатного отношения.
4. Вам не придётся заниматься микроменеджментом
Ни один сотрудник не любит, когда им управляют даже на уровне мелких задач и требуют постоянного отчёта о каждом шаге. Это может приводить к снижению вовлечённости и мотивации.
При наличии в компании надёжной системы мониторинга работы персонала, вам не придётся опускаться до расспросов, кто и во сколько вернулся с обеда.
Основные недостатки мониторинга сотрудников
Контроль работы персонала имеет массу преимуществ, но у него также есть несколько недостатков, на которые вы должны обратить внимание.
1. Юридические вопросы
Мониторинг компьютерной активности ваших сотрудников имеет решающее значение для того, чтобы они оставались сосредоточенными на своей работе.
Но всему есть предел.
Убедитесь, что система мониторинга, которую вы намерены использовать, является законной. В таких вопросах не лишней будет консультация юриста.
2. Проблемы конфиденциальности
Почему многие сотрудники так не любят системы мониторинга? Им кажется, что вы нарушаете их границы и вторгаетесь в частную жизнь.
Вот некоторые навязчивые инструменты отслеживания сотрудников, которых вам следует избегать:
Контроль нажатий клавиш
Существуют программы, которые отслеживают каждое нажатие клавиши на компьютере. Избегайте их, ведь так вы можете зарегистрировать конфиденциальную информацию, например, пароли.
Запись экрана
Причина та же, что и в предыдущем пункте – вам могут стать известны конфиденциальные данные.
Скрытный мониторинг
Это уже не мониторинг, а неэтичная слежка.
Чтобы быть в безопасности, всегда получайте согласие от своих сотрудников на всё, что вы контролируете.
5 типов решений для мониторинга сотрудников
- Программное обеспечение для мониторинга
Наиболее широко используемый сегодня метод отслеживания занятости сотрудников. Отслеживать можно время за компьютером, время и скорость выполнения задач и прочее.
- Видеонаблюдение
Хотя камеры видеонаблюдения могут показать вам, находятся ли ваши сотрудники на своих рабочих местах, это не поможет вам определить, продуктивны они или нет.
- Контроль пользования интернетом и электронной почтой
Вы можете вести анализ всего входящего и исходящего трафика из вашей офисной сети, отслеживать вредоносные программы, проверить, заходят ли ваши сотрудники в социальные сети во время работы и многое другое.
- Карточки-ключи и биометрические терминалы
Карты-ключи используются многими компаниями, особенно с высоким уровнем безопасности, для защиты коммерческой тайны.
Однако они лишь покажут, в какое время сотрудник присутствовал в офисе. Чем он был занят, останется тайной.
- GPS-трекинг
GPS-трекинг помогает компаниям отслеживать сотрудников, которые всегда находятся «в полях», таких как инженеры-строители или водители доставки.
ТОП-программ для отслеживания работы сотрудников
Всё же самым распространённым типом отслеживания работы персонала являются различные программы. О них – подробнее.
Time Doctor
Программа будет не только вести учёт времени, которое проработал каждый человек в вашей команде, но также предоставит детальный отчёт времени, потраченного на каждый проект и задачу (или на каждого клиента). Табели учета времени Time Doctor являются точными до секунды, так что вы сможете легко выставить счёт клиентам или заплатить сотрудникам, основываясь на учете отработанного времени.
При этом Time Doctor – достаточно сложная в настройке программа.
Kickidler
Комплексная система контроля и учёта рабочего времени сотрудников. Имеет богатый функционал, дружественный интерфейс, проста в использовании, а главное – защищена от возможного жульничества со стороны удалённого работника. В 2020 году программы Kickidler вошла в топ 10 самых популярных программ мониторинга сотрудников в мире и стала второй по росту популярности в мае того же года.
К недостаткам ПО Kickidler можно отнести отсутствие мобильной версии и интеграции с облачными сервисами.
Timely
Программа изначально оптимизирована для контроля фрилансеров и команд, работающих в рамках конкретных проектов. Разработчики создали лёгкое в понимании и интеграции ПО, позволяющее эффективно отслеживать выполнение задач и продуктивность участников проекта. Решение подойдёт для небольших компаний и стартапов.
Функционал ограничен инструментами Учёта рабочего времени, контроля эффективности и планировщика задач.
ActivTrak
Облачный сервис, предназначенный для мониторинга активности, учёта рабочего времени, автоматического анализа продуктивности и дисциплинированности на рабочих местах. Инструментарий хорошо развит, и среди прочего позволяет предупреждать инсайдерские угрозы.
Учитывайте, что ActivTrak не поддерживает MAC.
Hubstaff
Еще один облачный сервис, созданный для контроля фрилансеров и удалённых сотрудников. Мощная система с обширными возможностями мониторинга и учёта рабочего времени. Интегрируется с Basecamp, Trello, Github, Asana, Paypal и несколькими десятками других сервисов. Подходит для всех компаний, штат которых частично или полностью состоит из удалённых работников.
Из минусов: ограниченный функционал в бесплатной версии и несовместимость с Linux.
Главное:
- Мониторинг сотрудников помогает повысить их продуктивность – люди лучше работают, когда знают, что руководство отслеживает процесс.
- Контролируя работу персонала, вы начинаете лучше понимать команду: кто наиболее продуктивен и заслуживает награды, а кто отстает и тянет команду вниз.
- Прежде чем внедрять те или иные методы контроля сотрудников, убедитесь в их законности.
- Современное программное обеспечение поможет эффективно контролировать как офисных сотрудников, так и удалённых.