10 правил эффективного совещания | Бизнес-сообщество «Атланты»
+7 (495) 775-58-91 CLUB@ATLANTY.RU

10 правил эффективного совещания

7 лет своей жизни руководители тратят на совещания. Такие данные приводит журнал MIT Sloan Management Review. Чего бы вы могли достичь за эти годы?

 

Сколько часов вы потратили на совещания на прошлой неделе? Могли бы вы и ваши сотрудники провести это время более продуктивно? 

Компании могут сэкономить огромное количество денег и значительно повысить свою производительность, просто проводя меньше бессмысленных встреч. И лучший способ сделать это – установить набор правил, которым должен следовать каждый участник совещаний.

Без воды: получи список самых полезных Telegram-каналов и чатов для предпринимателей

Как проводить совещания быстро и эффективно?

Если вы чувствуете, что продуктивность вашей команды истощается бессмысленными, неэффективными встречами, подумайте о том, чтобы установить эти 10 правил встреч.

1. Проводите собрания только тогда, когда это абсолютно необходимо

Планирование встречи не должно быть автоматическим ответом на каждый вопрос или проблему. В статье для Harvard Business Reviewтренер по тайм-менеджменту Элизабет Грейс Сондерс рекомендует задать себе эти вопросы, чтобы определить, действительно ли вам нужна встреча:

  • Я продумал эту ситуацию самостоятельно и точно не могу решить проблему сам?
  • Требует ли решение вопроса общения в режиме реального времени или всё-таки достаточно электронного письма?

2. Приглашайте только тех, кто действительно нужен

Очень часто люди рассылают приглашения на собрание практически всем членам команды – даже тем, кто имеет к повестке весьма опосредованное отношение.

Результат: массовые собрания, которые трудно отслеживать, и участников, которым нечего добавить.

Люди часто чувствуют, что у них нет полномочий отклонять приглашения на встречи, особенно от руководителей, даже если они чувствуют, что встреча будет непродуктивной. Таким образом, ответственность лежит на организаторе встречи, его задача точно определить, кто принесёт реальную ценность.

Генеральный директор Amazon Джефф Безос, который, как известно, встречается со своими партнёрами всего шесть часов в год, имеет правило двух пицц: ни одна встреча не должна проводиться с большим количеством людей, чем можно накормить двумя пиццами.

3. Назначьте ведущего встречи

Чтобы проводить эффективные встречи, кто-то должен помогать. Роль фасилитатора заключается в обеспечении того, чтобы встреча начиналась и заканчивалась вовремя, следовала повестки дня.

Ключевой обязанностью ведущего является создание среды, в которой участники могут работать вместе, чтобы достичь эффективного решения в назначенное время.

4. Заранее подготовьте конференц-оборудование

Никому не нравится сидеть первые 10 минут совещания о наблюдать, как организатор пытается подключить проектор и запустить презентацию.

5. Заранее поделитесь повесткой собрания

Рассылка повестки вашей встречи задолго до того, как она состоится, поможет участникам увидеть, чего от них ждут и к чему им стоит готовиться. Это помогает всем собрать информацию, которая может понадобиться для продуктивного участия в совещании.

6. Делайте заметки о собраниях и делитесь ими

Лучший результат командной встречи – всеобщее чёткое понимание того, что нужно делать дальше.

Позаботьтесь о том, чтобы все выводы, вопросы и решения были задокументированы и переданы участникам после собрания.

Что включить в заметки:

  • Факты.

Иванов будет отвечать за этот проект.

  • Проблемы

Слишком много работы нужно завершить к крайнему сроку.

  • Решения

Мы разобьём этот проект на более мелкие, более управляемые составные части.

  • Планы действий

Менеджер проекта Петров определит, как разбить этот проект.

  • Вопросы и ответы

Это те вопросы, на которые нельзя было ответить во время встречи, или ответы на вопросы, которые были заданы во время встречи.

7. Дайте всем возможность принять участие

На типичном собрании команды из восьми человек 70% разговоров ведут трое.

Добиться баланса можно. Во-первых, вы можете помочь людям прийти на встречу более уверенными и готовыми к участию. Для этого нужно заранее поделиться ключевыми вопросами, которые вы планируете задать, и проблемами, которые вы надеетесь решить.

Во-вторых, во время встречи роль фасилитатора состоит в том, чтобы гарантировать, что на встрече не доминирует один или два участника. Это можно сделать, активно спрашивая у менее напористых участников их мнения, при необходимости передавать слово, задавать наводящие вопросы.

8. Ограничьте время обсуждения каждого пункта повестки дня

Встречи должны длиться не более часа, поскольку шестьдесят минут – это, как правило, самое долгое время, которое люди могут оставаться по-настоящему вовлечёнными.

9. Запрет на пользование гаджетами

Чтобы сделать ваши встречи более быстрыми и эффективными, убедитесь, что члены команды уважают других участников собрания. Оставаться вовлечённым и одновременно пролистывать электронную почту, отвечать на сообщения или составлять планы на обед невозможно.

10. Говорите чётко

Выступая публично, Кармине Галло, автор книги «Talk Like TED», советует говорить со скоростью 190 слов в минуту. При проведении онлайн-встреч это ещё более важно. Видеоконференции должны проходить в несколько более медленном темпе, чем обычные встречи. Причина в 2-3-секундной задержке большинства систем связи.

Что делать после совещания?

После собрания важно подытожить принятые на нём решения, поделиться своим резюме с участниками по электронной почте и назначить задачи соответствующим исполнителям.

 

Следование этим правилам поможет проводить встречи более продуктивно и оперативно. Ваши коллеги поймут, что вы цените не только своё, но и их время.

Вступайте в бизнес-клуб Атланты

Развивайте себя и бизнес в сообществе сильных лидеров

Главное:

  1. Руководители и собственники бизнеса тратят годы своей жизни на совещания.
  2. Большая часть встреч – бессмысленна или слишком затянута по времени.
  3. Совещания без регламента, с раздутым количеством участников, без чёткой повестки – пожирают ваше время. Напротив – строго регламентированные совещания небольшими группами, после которых всем присутствующим высылают резюме и сформулированные задачи, демонстрируют, что вы как руководитель цените и своё время, и время команды. 
«Человек, имеющий всё, может быть глубоко несчастным. Счастье — это вопрос восприятия»
«В детстве мечтал стать спасателем. Сейчас спасаю людей от лени в фитнес-клубе»
«Юрист — как вино. Чем старше он становится, тем дороже и больше ценится»
0 Комментарий
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
записаться
на презентацию
«Атланты» – закрытый бизнес-клуб для предпринимателей с оборотом от 60 млн. руб в год и топ-менеджеров крупных компаний. Но мы открыты всем осознанным бизнес-лидерам, которые разделяют наши ценности
Размер вашей компании
от 60 млн. до 120 млн. руб. оборот за 2020 г.
до 800 млн. руб. оборот за 2020 г.
до 2 млрд. руб. оборот за 2020 г.
от 2 млрд. руб. оборот за 2020 г.
Нажимая на кнопку “Записатьcя”,
вы соглашаетесь на обработку данных
Записаться
скачать
апдейт месяца
Нажимая на кнопку “скачать”,
вы соглашаетесь на обработку данных
скачать
Оставить заявку
на вступление
«Атланты» – закрытый бизнес-клуб для предпринимателей с оборотом от 60 млн. руб в год и топ-менеджеров крупных компаний. Но мы открыты всем осознанным бизнес-лидерам, которые разделяют наши ценности
Размер вашей компании
от 60 млн. до 120 млн. руб. оборот за 2020 г.
до 800 млн. руб. оборот за 2020 г.
до 2 млрд. руб. оборот за 2020 г.
от 2 млрд. руб. оборот за 2020 г.
Нажимая на кнопку “Записатьcя”,
вы соглашаетесь на обработку данных
Записаться
Забронировать
Нажимая на кнопку “Записатьcя”,
вы соглашаетесь на обработку данных
Записаться
ЗАКАЗАТЬ КЛУБНУЮ КАРТУ
Нажимая на кнопку “Записатьcя”,
вы соглашаетесь на обработку данных
Записаться
ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ НА ПЕРСОНАЛЬНУЮ
КОНСУЛЬТАЦИЮ ПО ПАРТНЕРСТВУ
Нажимая на кнопку “Отправить”,
вы соглашаетесь на обработку данных
Отправить

Скачать файл «39 чатов и каналов для предпринимателей»

Нажимая на кнопку «Скачать PDF», вы соглашаетесь
на обработку данных

Запишитесь на презентацию клуба

«Атланты» – закрытый бизнес-клуб для предпринимателей с оборотом от 60 млн рублей в год и топ-менеджеров крупных компаний. Заполните форму, чтобы записаться на презентацию.

Нажимая на кнопку «Записатьcя на презентацию»,
вы соглашаетесь на обработку данных